Was ist neu?

• Unnötige asymmetrische Verschlüsselung entfernt – Die zusätzliche asymmetrische Verschlüsselung (RSA 2048) zwischen dem Server und seinen Bots wurde entfernt, da sie zu Problemen mit Windows-Updates führte. Die Absicherung der Kommunikation mit TLS ist ausreichend.
• Verbesserte Sicherheit – Die Sicherheit bei der Verarbeitung und Speicherung von Anmeldedaten in Activity Parameter wurde verbessert.

• Fehlerbehebung – Die log4j Schwachstellen CVE-2021-44228, CVE-2021-45046 und CVE-2021-45105 wurden behoben.
• Fehlerbehebung – Die logback Schwachstelle CVE-2021-42550 wurde behoben.

• Fehlerbehebung – Die log4j Schwachstelle CVE-2021-45046 wurde behoben.

• Fehlerbehebung – Die log4j Schwachstelle CVE-2021-44228 wurde behoben.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – Servicetrace Benutzeraccounts für die Anmeldung am Central Server und Workflow Studio können zusätzlich über eine zwei Faktor Authentifizierung abgesichert werden. Benutzer können sich die 2FA über ihre persönliche Profilseite selbst aktivieren, einrichten und auch wieder deaktivieren. Ein Administrator mit dem Privilege User Create / Edit kann im User Management eine aktivierte 2FA wieder deaktivieren.

• Abgrenzung Test / Produktiv – Globale Variablen, Benutzer im Benutzerpool und X1-Bots können mit einer Option versehen werden, die ihre Zugehörigkeit entweder zur Test- und / oder zur Produktivphase kennzeichnet. Hierdurch lassen sich einfacher Test- von Produktivumgebungen trennen. Zusätzlich wurden für die Globalen Variablen und den Benutzerpool entsprechend neue Privilegien hinzugefügt.
• Prozess- und X1-Bot Ausführungspläne – Bisher basierten die Ausführungspläne unter X1-Bot Management und Prozess-Controlling auf der Bereitstellung eines Prozesses. Um einen besseren und schnelleren Überblick auf freie Ressourcen zu bekommen, wurden jetzt auch erstellte (nicht bereitgestellte) Konfigurationen in diese Übersichten aufgenommen.
• REST API Privilegien – Es wurden neue Privilegien für die Nutzung der öffentlichen REST API hinzugefügt. Die Schnittstellen für die Prozesse, X1-Bots, Test- und Produktivkonfigurationen können mit gesonderten Rechten freigegeben werden.

• Process Board – Neue Aufgabenplanung und -verwaltung – Jeder Prozess kann um ein eigenes Process Board erweitert werden, auf dem sich Aufgaben rund um das Automatisierungsprojekt koordinieren lassen.
  • Project Process Board – Einzelne Aufgaben können erstellt und Benutzern zugewiesen werden. Durch farbliche Markierungen und Fälligkeitsdatum können die Aufgaben priorisiert und durch den Status (To-do, In Progress, Completed) deren Fortschritt überwacht werden.
  • My Process Board – Jeder Benutzer sieht seine zugewiesenen Aufgaben prozessübergreifend im persönlichen My X1 Bereich. Von dort kann direkt zur Aufgabe im Prozess navigiert werden.
  • Automatische Aufgaben zum Phasenwechsel – Optional werden automatisch Aufgaben erstellt, die den Phasenwechsel kontrollierter gestalten. Sind diese Aufgaben noch nicht erledigt, wird der Phasenwechsel verhindert.
  • Anbindung externer Aufgabenverwaltung – Durch Erweiterung der External REST API können Aufgaben auch von externen Verwaltungstools übernommen und aktualisiert werden.
• Erweiterung der Process Evaluation um individuelle Bewertungskriterien – Zur Bewertung neuer Prozesse können in der Process Evaluation eigene Bewertungskriterien angelegt und zu Bewertungsvorlagen zusammengefasst werden. Bei der Anlage eines neuen Prozesses in der Process Evaluation kann ausgewählt werden auf welcher Bewertungsvorlage der Prozess bewertet werden soll.
  • Evaluation Criteria – Auflistung vorhandener Qualifier und Benefits, ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung eigener Qualifier und Benefits. Bei der Erstellung eines Qualifier oder Benefits können Name, Beschreibung und Bewertungsstufen von 1 bis 5 definiert werden, wobei pro Abstufung eine Bezeichnung als Hilfestellung für die spätere Einschätzung vergeben werden kann.
  • Evaluation Templates – Ermöglicht die Zusammenfassung erstellter Qualifier und Benefits zu eigenen Bewertungsvorlagen auf deren Basis neue Prozesse evaluiert werden können.
• Neue Privilegien und Eigenschaften zur Process Evaluation – Neue Privilegien, Gruppen- und Benutzereigenschaften ermöglichen die genauere Kontrolle über den Process Evaluation Genehmigungsprozess.
  • Process Evaluation Approval to a Center of Excellence – Benutzer mit diesem Privileg können beim Approval einer Process Evaluation eine User Group mit der Eigenschaft Center of Excellence auswählen. User Groups verfügen über eine neue Eigenschaft, die sie als Center of Excellence
  • Process Evaluation Approval to a Project Manager – Benutzer mit diesem Privileg können beim Approval einer Process Evalution einen Benutzer mit der Eigenschaft Project Manager auswählen. Benutzer verfügen über eine neue Eigenschaft, die sie als Project Manager
• Neues Process Monitoring – Prozess Ausführung im Live Stream – In einem Live Stream kann allen produktivlaufenden Prozessen auf X1 Bots bei der Ausführung zugesehen werden.
  • Process Streaming – Listet alle produktivlaufenden Prozesse auf. Pro Prozess kann für jede laufende Session eines X1 Bots der Live Stream aktiviert und betrachtet werden.
  • Robot State and Operation Einzelansicht – Über Robot State and Operation kann direkt in eine bestimmte Session geschaut werden. Hierbei wird der Live Stream direkt angezeigt und zusätzlich der aktuelle Fortschritt des Prozesslaufes im Business Process Modell dargestellt.
• Erweiterung der Deployment Map um Steuerungselemente und Filtermöglichkeit – Einfache und schnelle Prozesssteuerung und Kontrolle der produktiven Prozesskonfigurationen über die Process Deployment Map. Die Anzeige kann nach Status der X1 Bots (Ok, Overdue/Stopped) und Status der Produktivkonfigurationen (Created, Deployed, Paused) gefiltert werden. Je nach Ansicht können direkt am X1 Bot (Process view) oder an der Konfiguration (X1 Bot view) die Aktionen Deploy, Revoke, Pause und Continue ausgelöst werden.
• Erweiterung Produktivkonfiguration Scheduling – Schedules von produktiven Prozesskonfigurationen können zusätzlich alle X Minuten oder Stunden wiederholt werden.
• Neue E-Mail-Benachrichtigung bei ausstehendem User Task – Pro Prozesskonfiguration kann eine E-Mail-Benachrichtigung für ausstehende User Tasks aktiviert werden. Benutzer und Mitglieder einer Benutzergruppe, die zur Bearbeitung eines User Tasks berechtigt wurden, erhalten eine E-Mail mit User Task- und Prozess Name, wenn dieser zur Bearbeitung bereitsteht.
• Einführung einer Passwortrichtlinie – Um den Benutzer bei der Verwendung sicherer Passwörter zu unterstützen, muss ein neues Passwort einer entsprechenden Richtlinie entsprechen. Zusätzliche visuelle Anzeige der Stärke des eingegebenen Passworts.
• Neues System Event Log zur Überwachung und Analyse – Über den About Dialog kann ein Benutzer mit dem Privilege Show Event Log das System Event Log des X1 Servers öffnen. Hier werden alle System Events aufgelistet und unterstützt bei der Systemüberwachung und -analyse im Problemfall. Beispiele für Events sind versuchte und erfolgreiche Anmeldungen eines X1 Bots am Server, Warnhinweise für ablaufende Lizenzen, Verbindungsabbrüche zur Datenbank oder Probleme bei der Datenbank Wartung (Daily Midnight Task).
• Individueller System Administrator Account bei Neuinstallation – Bisher wurde bei einer Neuinstallation des X1 Server der System Administrator Account ‚Servicetracer‘ automatisch erstellt. Der Anwender kann jetzt während dem Setup einer Neuinstallation den initialen System Account mit Benutzername und Passwort definieren.
• Unterstützung einer Trusted Connection zur Datenbankverbindung – Das Setup unterstützt den Anwender bei der Einrichtung einer ‚Trusted Connection‘. Bei einer Trusted Connection wird ein Active Directory Account zur Verbindung zwischen Applikationsserver und externer Datenbank verwendet, was zusätzlich die Sicherheit erhöht.

• X1 Process Recorder – Eigenständige Applikation zur Aufzeichnung eines Geschäftsprozess-Ablaufs.
  • Automatische BPMN Erstellung – Der X1 Process Recorder wird in der Design Phase gestartet und erstellt am Ende der Aufnahme automatisch ein BPMN.
  • Klickstrecken Dokumentation – Alle Mausklicks, Tastatureingaben und verwendeten Anwendungen werden erfasst und dokumentiert.
  • Screenshots, Kommentare und Variablen – Während der Aufnahme können Screenshots manuell oder automatisch aufgenommen, sowie Kommentare und Variablen Informationen eingegeben werden. Alle diese Informationen werden am Ende mit dem BPMN hochgeladen und sind in der Dokumentation pro Activity einsehbar.

• Finanzanalyse zur Prozesskostenbewertung und zur Ermittlung des Break-Even Zeitpunkts – Erfassen, Überwachen und Analysieren der finanziellen Aspekte eines Prozesses.
  • Prozesskosten – Eingabe von Prozessdaten und -kosten während der Projektanlage. Eingabe von manueller Prozesszeit, Häufigkeit pro Monat, Kosten pro Prozesslauf, Erstinvestition, Abschreibungszeitraum und monatlichen Betriebskosten. Anpassung der Kosten in der Finanzanalyse durch Zuschreibungen und veränderten Betriebskosten.
  • Break-Even-Analyse – Ermittlung der Gewinnschwelle eines automatisierten Prozesses auf Basis der vergangenen X1 Bot Läufe und zukünftig erwarteter monatlicher Prozessläufe.
  • Kostenbewertung – Gegenüberstellung der Prozesskosten, Ersparnissen durch die Automatisierung und somit dem Nettogewinn im zeitlichen Verlauf.

• Optimierung Secure Session Zuordnung – Die Anzahl zugewiesener Secure Sessions einer produktiven Konfiguration kann die Gesamtzahl der maximal verfügbaren Secure Sessions des X1 Bot überschreiten. Secure Sessions werden je nach Bedarf und Verfügbarkeit den laufenden Prozessen auf dem X1 Bot bereitgestellt umso eine optimale Auslastung zu gewährleisten. Zur besseren Planung werden alle produktiv laufenden Prozesse eines X1 Bots grafisch in den Ausführungsplänen mit den jeweiligen Schedules, Service Times und Application Downtimes dargestellt.
• Trigger Run Result „Skipped“ – In der Produktiv-Phase können Trigger Runs unter Not Triggered das Run Result Skipped haben. Werden alle verfügbaren Secure Sessions eines X1 Bots bereits verwendet und steht der Start eines weiteren Prozess-Triggers an, wird diese Trigger Ausführung übersprungen.
• Benutzergruppen – Benutzer können in Gruppen zusammengefasst werden. Benutzergruppen können für die User Task Ausführung zugewiesen werden, wodurch allen Benutzern der Gruppe diese User Tasks zur Bearbeitung bereitgestellt werden.
• Center of Excellence – Ein Projekt aus der Evaluation kann vom Process Owner nicht nur einem einzelnen Project Manager zugewiesen werden, sondern auch einem Center of Excellence. Hierdurch steht dieses Projekt im Team Backlog des Center of Excellence zur weiteren Analyse bereit.
• Deployment Map – Übersichtliche Visualisierung in Mindmap oder Hierachie-Map Darstellung aller produktiven Prozesse, deren Konfigurationen und damit verknüpften X1 Bots. Umschaltbar zwischen Prozess- oder X1 Bot-Sicht.
• Erweiterung der Life Cycle Phasen um Übergangsberechtigungen – Zusätzlich zu den bisherigen Phasenberechtigungen Design, Build, Test und Productive wurden Genehmigungsberechtigungen eingeführt, um auch die Phasenübergänge unabhängig auszuführen.
• Erweiterung des persönlichen Workspace “My X1“
  • Meine Prozesse – Liste aller angelegten Prozesse ab der Design Phase in denen der User als Project Manager oder Teammitglied verantwortlich ist.
  • Mein Backlog – Liste aller Projekte aus der Evaluation in denen der User als Project Manager verantwortlich ist.
  • Team Backlog – Liste aller Projekte aus der Evaluation, die einem Center of Excellence zugeteilt wurde, dessen Mitglied der User ist.

• Credential Pool – Anlegen von Login Zugangsdaten zur Verwendung als Activity Parameter in Prozessen oder Secure Session Benutzer. Globale Variablen vom Typ Credential wurden hier hin umgezogen.

• Überarbeitung des Process Life Cycle Wizards
  • Inhaltstabs (Automation, Documentation, Implementation usw.) können frei positioniert und in ihrer Größe verändert werden. Die Anordnung wird phasen- und benutzerspezifisch gespeichert.
  • Automation Tab unterstützt aktiv durch grafische Hinweise auf Fehler und Unstimmigkeiten im Business Process Model.
  • Das Business Process Model im Automation Tab kann in den Phasen Build, Test und Productive als BPMN Datei exportiert werden. Hinterlegte Documenta-tion wird im BPMN an der dazugehörigen Activity eingebettet exportiert.
  • Test- und Productive Configurations Dialog wurde überarbeitet und in eine Wizard Darstellung umgewandelt. Anzahl Secure Sessions kann für eine Productive Configuration pro Robot festgelegt werden.
  • Configuration Deployment über eine neue einfache und schnelle Bedienung durch Mehrfachauswahl.
• Neues Feature User Tasks – Unterstützung von BPMN User Tasks
  • In einem Business Process Model können Elemente vom Typ User Tasks eingefügt und verwendet werden. Konfiguration des User Tasks erfolgt über das Design Studio.
  • Benutzern können Zuständigkeiten für User Tasks pro Test- und Productive Configuration zugewiesen werden. User Tasks Instanzen, die zur Bearbeitung anstehen, werden nur diesen
  • Benutzern im neuen Menu Punkt „My X1“ angezeigt.
  • „My X1“ mit Untermenü Punkten „My User Tasks“ und „Open User Tasks“ zeigen alle dem eingeloggten Benutzer verfügbaren User Task Instanzen an. In „Open User Tasks“ kann der
  • Benutzer ihm verfügbare, offene User Task Instanzen zur Bearbeitung beanspruchen.
  • Beanspruchte User Task Instanzen werden unter „My User Tasks“ angezeigt und können zur Bearbeitung geöffnet werden.
  • Neuer Untermenü Punkt „Unprocessed User Tasks“, unter dem Menü Punkt Process Operations, zeigt alle unbearbeiteten User Task Instanzen des Customers an. Ein Administrator mit einem zusätzlichen Privileg, kann die Liste öffnen und die zugewiesenen Benutzer einer User Task Instanz verändern.
• Erweiterung der Activity Library um References
  • Im X1 Design Studio ist das Einfügen einer Activity aus der Activity Library zusätzlich als Reference möglich. Siehe dazu X1 Design Studio What’s New.
  • Im Menü Punkt Process Operations befindet sich der neue Untermenü Punkt „Upcoming Process Changes“. Auflistung der Processes, in denen sich ein geänderte Activity aus der Activity Library als Reference befindet. Überprüfung und Freigabe der Änderungen durch Gegenüberstellung der Workflow Outlines. Freigegebene Änderungen werden pro Process beim nächsten Lauf automatisch angewandt.
• Neue Dashboard Widgets
  • Bot Workload – Auslastung eines X1 Bot durch Anzahl der verfügbaren Secure Sessions und durch welche Prozesse diese benutzt werden.
  • Automation Management – Tortendiagramm Übersicht zur Auswertung der Anzahl Prozesse ausgewählter Kategorien gruppiert nach ihrem Phasen Status.
  • Profit Analysis – Process Time – Gegenüberstellung der eingetragenen manuellen Prozesslaufzeit mit der durchschnittlichen Prozesslaufzeit eines X1 Bots.
  • Profit Analysis – Process Frequency – Gegenüberstellung der eingetragenen Prozessfrequenz mit der tatsächlichen Prozessfrequenzausführung.
• Zuweisung Projects direkt am Benutzer im User Management – Die bestehenden Project spezifischen Rechte können direkt am Benutzer eingesehen, verwaltet und dem Benutzer neue Projects hinzugefügt werden.
• Benutzerzugang über Active Directory – In der Server Administration kann pro Customer ein Active Directory angelegt werden. Anlage von Benutzern aus dem angebundenen Active Directory und Synchronisation der Benutzerinformationen im User Management.
• X1 Bot Update über X1 Server – Die X1 Bot Software kann über den X1 Server aktualisiert werden. Einspielen eines verifizierten X1 Bot Setups, Auswahl der zu updatenden X1 Bots, automatische Verteilung und Installation.
• Mehrsprachige Oberfläche – Die X1 Server Oberfläche ist in den Sprachen Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Einstellen der Sprache über eigene Profilseite oder pro Benutzer im User Management.

• Robot Service Times – X1 Bots können Servicezeiten zugewiesen werden. Damit werden die zugewiesene Prozesse nur innerhalb dieser Servicezeiten ausgeführt.
• Process Applications Down Times – Process Applications können Down Times zugewiesen werden. Innerhalb einer Down Time wird die Ausführung aller Prozesse, die diese Process Application besitzen, pausiert.
• Process Trigger Schedule – Die Ausführung der Prozess Trigger kann durch Zeitpläne gesteuert werden. Pro produktiver Prozesskonfiguration können mehrere Schedules definiert werden, um unterschiedliche Zeiträume abzudecken.
• Process Execution Plans – Übersicht aller Prozesse in der Produktiv Phase. Zusätzliche Information über das Zusammenspiel zwischen Robot Service Times, Application Down Times und Process Trigger Execution im Execution timetable.
• Global Variables – Globale Variablen können für Activity Parameter oder Secure Session Benutzer verknüpft werden. Änderungen am hinterlegten Wert einer Globalen Variable hat sofortige Auswirkungen an den verknüpften Variablen.
• Design Phase – Automation – BPMN Modeler ist um Such- und Zoomfunktion, sowie eine Minimap erweitert. Ebenfalls ist die Toolbox auf die unterstützten Module gefiltert.
• Robot State and Operation – Automatische Aktualisierung des Robot State and Operations und Speicherung des Zustandes der Ansicht.
• Erweiterung Project Changelog – Zusätzliche automatische generierte Einträge. Changelog ist jetzt zusätzlich ein- und ausklappbar.
• UX und UI Verbesserungen – Alternative Listenansicht für Categories und Projects im Process Management wählbar. Benutzerspezifische Speicherung des Workspaces. Zusätzliche direkte Filtermöglichkeiten über Buttons in der Process Evaluation Liste.

• Process Automation – Es ist möglich einen kompletten Prozess zu kopieren. Bei der Kopie werden das BPMN und die Workflows übernommen. Um den Kopiervorgang abzuschließen muss die Kopie im X1 Design Studio geöffnet und hochgeladen werden.
• User Management – Zusätzliche Freitextfelder für Title und Department pro Benutzer. Alternative Listenansicht der Benutzerübersicht wählbar.
• Umbenennungen – Process ist umbenannt in Project. Worker ist umbenannt in Secure Session.
• Kommunikation – Unterstützung von TLS 1.2

Automatisches Process Recorder Update

• Beim Start des Process Recorders wird online geprüft, ob bei uns eine neuere Version zur Verfügung steht. Im Falle einer neuen verfügbaren Version erhält der Benutzer hierüber eine Benachrichtigung, worüber er diese direkt herunterladen und installieren kann.
• Die automatische Prüfung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch in den Einstellungen deaktiviert werden. Hier kann auch manuell eine Prüfung auf das Vorhandensein einer neueren Version ausgelöst werden.

Überarbeitung der Lizensierung für den ‚Standalone‘-Modus

• Möchte man den Process Recorder ohne die Anbindung an einen X1 Server verwenden, ist hierfür eine Lizenz nötig.
• Für den Betrieb mit Anbindung an den Server (Start des Recorders aus der Design Phase am X1 Server) wird weiterhin keine Lizenz benötigt.
• Wichtig: Die alten Process Recorder Lizenzen sind nicht kompatibel zur neuen Version und müssen entsprechend neu ausgestellt werden.

Process Recording Editor

• Edit / Merge Funktionalität ist nun auch im ‚Standalone‘-Modus verfügbar.

X1 Process Recorder – Eigenständige Applikation zur Aufzeichnung eines Geschäftsprozess-Ablaufs.

• Automatische BPMN Erstellung – Der X1 Process Recorder wird in der Design Phase gestartet und erstellt am Ende der Aufnahme automatisch ein BPMN.
• Klickstrecken Dokumentation – Alle Mausklicks, Tastatureingaben und verwendeten Anwendungen werden erfasst und dokumentiert.
• Screenshots, Kommentare und Variablen – Während der Aufnahme können Screenshots manuell oder automatisch aufgenommen, sowie Kommentare und Variablen Informationen eingegeben werden. Alle diese Informationen werden am Ende mit dem BPMN hochgeladen und sind in der Dokumentation pro Activity einsehbar.