Prozesse automatisieren: Welche Prozesse eignen sich für RPA?

Prozesse automatisieren, das möchten immer mehr Unternehmen und auch Mitarbeiter. Aber welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung mit RPA? Prüfen Sie anhand diesem RPA Kriterienkatalog, ob sich Ihre Prozesse automatisieren lassen. So identifizieren Sie schnell und einfach Prozesse, die sich für RPA eignen.

Warum Prozesse automatisieren?

Sich wiederholende, repetitive Büro-Prozesse sind fehleranfällig. Sie binden die Zeit wichtiger Mitarbeiter-Ressourcen. Das McKinsey Global Institute schätzt, dass 30 Prozent aller Büro-Prozesse automatisierbar sind. Und dies ist einfacher als häufig gedacht: Mit der modernen Technologie Robotic Process Automation (RPA) können Organisationen jeder Art und Größe ihre Prozesse automatisieren. Und ja, Prozesse automatisieren lohnt sich! Wenn Unternehmen Prozesse automatisieren, steigern sie damit die Geschwindigkeit und die Qualität ihrer Prozesse. Das führt zu mehr Effizienz und Stabilität, weniger Kosten und weniger Fehlern.

Die weltweite Beratung Deloitte beziffert den Nutzen von RPA im hohen zweistelligen Prozentbereich. Ganz konkret heißt das unter anderem: 59 Prozent weniger Kosten, eine um 86 Prozent höhere Produktivität und eine verbesserte Qualität von 90 Prozent.

Welche Prozesse automatisieren? Ein RPA Kriterienkatalog

Sie möchten Prozesse automatisieren, wissen aber nicht, welche Prozesse sich für RPA eignen? Mit dem folgenden RPA Kriterienkatalog können Sie RPA Prozesse identifizieren. Und das schnell und einfach.

RPA-Kriterienkatalog: Solche Prozesse können Sie gut automatisieren

• Wiederholungsanfällige Transaktionen
• Standardabläufe
• Logische Entscheidungsbäume (if x, then y)
• Vorgänge mit hoher Anfälligkeit für Flüchtigkeitsfehler.

Prozesse automatisieren: Ersteinschätzung des Potenzials

Anhand der folgenden sechs Kriterien können Sie einen ersten Schnell-Check durchführen. Erfüllt ein Prozess den Großteil dieser Kriterien, eignet er sich sehr wahrscheinlich für die Automatisierung.

1. Sind die Dateneingaben strukturiert?
2. Ist das Volumen der Transaktionen hoch ODER ist der Wert der Transaktionen hoch?
3. Kann der Prozess mit eindeutigen, logischen Regeln abgebildet werden?
4. Ist der Prozess wiederholungsanfällig?
5. Ist der Prozess anfällig für Fehler und Nacharbeiten?
6. Ändern sich der Prozess/ die Systeme selten?

Mögliche Ausschlusskriterien: Solche Prozesse lieber nicht automatisieren

Etwas weniger gut geeignet für die Automatisierung sind Prozesse mit offenen Entscheidungsbäumen, nicht-standardisierten Abläufen, Prozesse mit häufigen Änderungen und Ausnahmen. Doch aufgepasst: Aufgrund der dynamischen Evolution der RPA-Technologie und durch die Kombination von RPA mit Künstlicher Intelligenz, können Organisationen auch längere und nicht-standardisierte Prozesse gut automatisieren. Hier ein Beispiel, bei dem ein Unternehmen im Kundenservice Prozesse automatisiert hat – mit RPA und Künstlicher Intelligenz.

Neben den typischen RPA-Kriterien gibt es auch ein paar Ausschlusskriterien, um Prozesse zu automatisieren. Diese haben nicht immer etwas direkt mit dem Prozess zu tun, sondern kann zum Beispiel auch ein schwieriges menschliches Umfeld oder analoge Daten sein. Treffen die folgenden Aspekte zu, lassen Sie lieber erst einmal die Finger davon, diese Prozesse zu automatisieren:

• Menschlich schwieriges Umfeld
• Instabile IT-Umgebung
• Instabile Prozesse
• Geplante Transformationen
• Analoge Daten
• Spezifische Prozesse mit spezifischen Softwarelösungen.

Mehr über das Thema „Prozesse automatisieren“ erfahren? Hier geht es zu einem Überblick.