RPA für HR & Backoffice

Administration automatisieren.

Mehr Zeit für Menschen und Projekte

Zahlreiche Routineaufgaben im Tagesgeschäft von Büroverwaltung und Personalwesen bergen enormes Automatisierungspotenzial. Mit RPA in HR & Back Office übernehmen digitale Mitarbeiter administrative Standardprozesse – und Sie gewinnen Zeit für die Menschen und Projekte in Ihrem Unternehmen.

Wir haben eine Auswahl an RPA Use Cases in den Abteilungen HR & Backoffice aus unseren Kundenprojekten zusammengestellt. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Software-Robotern und die positiven Effekte für jedes Unternehmen.

rpa hr backoffice

Mehr Tempo

Software-Roboter erledigen Aufgaben schnell und unermüdlich – das beschleunigt Ihr Business.

Mehr Qualität

Die virtuellen Mitarbeiter arbeiten präzise und fehlerfrei – und Sie freuen sich über exzellentes Output.

Mehr Zufriedenheit

Die digitalen Kollegen übernehmen lästige Routinejobs – damit machen Sie Ihre Mitarbeiter glücklich.

Onboarding Neuer Mitarbeiter

Branche: Versicherung
Funktion: HR

Beim Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter fallen bei einem wachsenden Versicherungsunternehmen umfangreiche administrative Aufgaben an: Die Kollegen im HR erfassen alle relevanten Daten zum Personalneuzugang über Citrix in SAP, die IT stellt die erforderliche Hardware, Anwendungen, Accounts und Berechtigungen bereit und berichtet an den zukünftigen Teamleiter.

Jeder neue Mitarbeiter kostet HR und IT rund 160 Minuten administrative „Onboarding-Time“. Bei etwa 800 Neueinstellungen im Jahr mit steigender Tendenz beanspruchen diese Routinetätigkeiten zunehmend wertvolle Zeit der Mitarbeiter.

Servicetrace Software-Roboter automatisieren den Prozess vollständig.

Sobald das vom neuen Mitarbeiter ausgefüllte Formular vorliegt und durch den HR-Manager validiert wurde, lesen die digitalen Arbeitskräfte die Daten aus und tragen sie in die internen Systeme ein.

In einem nächsten Schritt kreieren sie die benötigten Berechtigungen für den Mitarbeiter, installieren relevante Software auf dessen Computer und senden einen Bericht an dessen Manager.

Prozessqualität:
100% stabile und transparente Automatisierung

Zufriedene Mitarbeiter:
mit mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Zeitgewinn:
über 5300 Stunden pro Jahr

Versicherungsorte automatisiert Migrieren

Branche: Versicherung
Funktion: Verwaltung & Backoffice

Eine große deutsche Sachversicherung mit rund 3,5 Millionen Kunden möchte bestehende Verträge durch Bezugnahme auf die jeweiligen Versicherungsorte hinsichtlich Risikokapital, Rückversicherungskonditionen und Berichtsanforderungen besser bewerten können.

Die Versicherungsorte, die den räumlichen Geltungsbereich des Versicherungsschutzes für den versicherten Gegenstand definieren, liegen in einer Excel-Liste vor und müssen für jeden einzelnen Vertrag ins Bestandssystem übertragen werden.

Geringer Aufwand im Vergleich zu manueller Datenübertragung

Deutlich beschleunigte, fehlerfreie Migration:
keine Copy-Paste-Fehler

Schnelle und präzise Neubewertung der bestehenden Verträge

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Mitarbeiter-Trainings Koordinieren

Branche: Logistik
Funktion: HR

Ein internationales Logistikunternehmen plant und führt Schulungen für seine Angestellten durch. Dabei bearbeitet die Personalabteilung den gesamten Vorgang von Vorbereitung bis Nachbearbeitung. Die Mitarbeiter müssen Einladungen verschicken, Anmeldungen ausführen, Schulungsunterlagen bereitstellen, Verfügbarkeit von Referenten, Teilnehmern und Räumlichkeiten abstimmen und nach erfolgreicher Teilnahme die jeweiligen Zertifikate ausgeben.

Die Bearbeitung dieser Trainings stellt einen hohen administrativen Aufwand dar und kostet die HR-Mitarbeiter viel Zeit, die sie für wertschöpfende Arbeit nutzen könnten.

Servicetrace Software-Roboter automatisieren den Prozess vollständig.

Sie verschicken automatisch Einladungen und registrieren die Zu- bzw. Absagen, koordinieren Termine und Räume und übertragen nach Ende der Schulung automatisch die Zertifikate.

Mitarbeiterzufriedenheit:
schnelle Reaktion auf Änderungswünsche

Qualitätssteigerung:
vollständige und fehlerfreie Daten

Zeitersparnis:
durch Automatisierung des Prozesses werden HR-Mitarbeiter entlastet

Personalstammdaten Pflegen

Branche: Öffentlicher Sektor
Funktion: HR

Die Angestellten der HR-Abteilung einer städtischen Kommunalverwaltung erfassen Informationen aus händisch oder digital ausgefüllten Personalfragebögen in den Personalstammdaten des internen HR-Systems.

Die Übertragung der Daten kostet die HR-Mitarbeiter viel Zeit und ist fehleranfällig. Außerdem ist der Schutz der Personaldaten durch diesen manuellen Prozess gefährdet.

Servicetrace Software-Roboter automatisieren den kompletten Prozess.

Die Roboter lesen die Informationen aus den elektronisch oder von Hand ausgefüllten Fragebögen aus und pflegen die Daten im HR-System ein.

Dabei agieren sie in einer geschützten Session, die durch niemanden eingesehen werden kann, was den Datenschutz stark erhöht.

Security:
Datenschutz wird gewährleistet

Qualitätssteigerung:
durch schnelle und fehlerfreie Erfassung der Personaldaten

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit:
durch Befreiung von der administrativen Arbeit

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