RPA im Controlling – Digital Finance Transformation

Mehr Zeit für Wertschöpfung durch schnellere, bessere und günstigere Finanzprozesse

Warum brauchen Controlling-Abteilungen RPA?

Controlling-Abteilungen stehen unter Druck. Die Unternehmensleitung erwartet mehr Unterstützung auch bei strategischen Themen – mit denselben oder sogar weniger Ressourcen. Auch soll das Controlling schneller werden.

Allerdings binden Routineaufgaben wertvolle Kapazitäten: 55% der Finanzexperten verbringen fünf bis 15 Tage jeden Monat mit repetitiven Tätigkeiten.

Hinzu kommt die digitale Transformation. Gemäß EY sehen mehr als 70% der Controlling-Führungskräfte veraltete Systeme und langwierige, manuelle Prozesse als Hindernis für die Digitalisierung. Das passt zur Einschätzung von Gartner, dass 80% der Führungskräfte im Controlling die Technologie Robotic Process Automation (RPA) bereits nutzen oder planen dies zu tun. In der DACH-Region setzen gemäß PwC bereits 50% der Unternehmen auf RPA – am häufigsten im Controlling.

Erfahren Sie in dem zweiteiligen Whitepaper „Bots & die Bilanz“, welche Rolle RPA für die digitale Transformation im Controlling spielt und wie das Controlling am besten von RPA profitiert.

Was bringt Robotic Process Automation?

90%

Höhere Qualität / Präzision

92%

Bessere Compliance

86%

höhere Produktivität

59%

geringere Kosten

Quelle: Deloitte Global RPA Survey 2019

Was bringt RPA im Controlling?

Im Controlling gibt es viele wiederkehrende Prozesse, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Die Prognose von Gartner: RPA wird demnächst bis zu 20% der nicht wertschöpfenden Aufgaben in der Finanzabteilung eliminieren. Die Automatisierung von Prozessen setzt wertvolle Kapazitäten frei und steigert die Produktivität massiv. Zudem macht es Prozessabläufe stabiler gegen äußere Einflüsse – wie wichtig dies sein kann, zeigt die aktuelle Corona-Pandemie. Die Gewinner der aktuellen Lage sind diejenigen, die bereits einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung vorweisen konnten.

Das Beratungsunternehmen Deloitte hat in seiner Global RPA Survey den Mehrwert von RPA konkret beziffert (siehe Abbildung oben): Controlling-Teams können mit RPA unter anderem ihre Produktivität um 86% steigern.

Der internationale Controlling-Berufsverband The Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) und Servicetrace haben im Herbst 2020 eine RPA-Umfrage durchgeführt. Lesen Sie in diesem Whitepaper die Ergebnisse.

CIMA-Umfrage unter Finanzexperten: RPA-Potenziale und Herausforderungen

Welche Finanzprozesse sind besonders zeitaufwändig und fehleranfällig – und eignen sich für RPA?

Wie setzen Controlling-Abteilungen RPA erfolgreich um?

Gemäß Gartner ist RPA das am schnellsten wachsende Segment im Enterprise-Software-Markt. Diese Zahl bestätigt die zahlreichen Prognosen von Analysten, das in naher Zukunft fast alle Unternehmen RPA einsetzen werden. Gartner weiß jedoch auch: Viele Organisationen unterschätzen die Komplexität von RPA. Das ist einer der Gründe, warum immer noch viele RPA-Projekte scheitern oder zumindest ihre gesteckten Ziele nicht erreichen.

Wie können Controlling-Abteilungen RPA erfolgreich umsetzen? Welche Herausforderungen gibt es, welche Erfolgsfaktoren? Zudem entwickelt sich die RPA-Technologie rasant weiter. Es lohnt sich, sich mit den individuellen Anforderungen an ein RPA-Produkt intensiv zu beschäftigen – und das Produktangebot im Markt genau zu prüfen.

Mehr dazu im folgenden Whitepaper.

Robotic Process Automation im Controlling

Wie Finanzabteilungen erfolgreich und umfassend automatisieren.

5 Vorteile von RPA für das Finanzwesen und Controlling

Produktivität steigern

Mit RPA sparen Sie Zeit und senken Kosten

Qualität steigern

RPA senkt die Fehleranfälligkeit von Prozessen

Zeit für Wertschöpfung

RPA setzt Kapazitäten für Wertschöpfung frei

Arbeitsspitzen managen

RPA arbeitet 24/7 hochvolumige Prozesse ab

security-compliance

Compliance steigern

RPA steigert die Transparenz und vereinfacht das Einhalten von Compliance- und Audit-Vorgaben

RPA im Controlling: Worauf sollten Sie achten?

Gemäß EY scheitern immer noch 30 bis 50 Prozent der anfänglichen RPA-Projekte oder sie erreichen nicht ihre gesteckten Ziele. Gartner weist darauf hin, die Komplexität von RPA nicht zu unterschätzen. Diese Komplexität von RPA liegt nicht im Gestalten des Automatisierungsablaufs (auch RPA Development oder Automation Design genannt). Die Komplexität von RPA liegt vielmehr in der Strategie und Taktik, in der Planung von Prozessen und des unternehmensweiten Rollouts sowie der Steuerung.

Damit Finanzabteilungen RPA erfolgreich einsetzen, braucht es neben der richtigen RPA-Technologie noch ein paar andere Faktoren. Wer sich Zeit für die Planung nimmt und dabei auch in die Zukunft schaut, wird belohnt.

Um das Potenzial von RPA voll auszuschöpfen, sollten Sie auch über die folgenden Aspekte nachdenken.

RPA Rollen

Ihr RPA Team

RPA Governance

Ihr Steuerungsmodell für RPA

RPA Management als Lifecycle

RPA planen, umsetzen, messen und optimieren

RPA Rollen in Finance & Controlling – Ihr RPA-Team

Welche Rollen und Kompetenzen – und in welcher Anzahl – Sie benötigen, hängt von der Größe Ihrer Organisation, dem Umfang Ihrer RPA-Vorhaben sowie Ihren Zielen ab. Wenn Sie erstmals mit RPA starten, sollten Sie mindestens die folgenden drei Rollen mit einbeziehen: Den RPA-Anwender, den Prozessverantwortlichen oder Teamleiter, den Prozess- bzw. Subject-Matter-Experten.

Der RPA-Anwender (User) entwickelt die Automatisierungsabläufe (RPA Workflows) mithilfe der RPA-Lösung und arbeitet sich damit in die Software ein. Der Prozessverantwortliche oder Teamleiter ist die Person, in dessen Verantwortungsbereich der zu automatisierende Prozess fällt. Der Prozess- oder Fachexperte (Subject Matter Expert) ist derjenige, der den Prozess und alle seine Ausnahmen oder Variationen genau kennt.

In diesem Blogartikel erhalten Sie einen Überblick über mögliche RPA-Rollen und Verantwortlichkeiten (je nach Umfang und Größe Ihres Automatisierungsvorhabens).

RPA Governance: Ihr Steuerungsmodell samt Prozessen

Governance steht für Leitung/Steuerung. Damit legen Sie Zuständigkeiten, Strukturen und Abläufe fest, damit Sie Ihr RPA-Projekt, dessen Fortschritt und Erfolg zu jedem Zeitpunkt steuern können.

Bezüglich der Governance sollten Sie sich zum Beispiel unter anderem mit diesen Fragen auseinandersetzen:

Wer ist für die verschiedenen Prozesse, Phasen usw. verantwortlich?

Welche Freigabeprozesse sind erforderlich?

Wie wird das Ergebnis gemessen? Was sind relevante Erfolgskennzahlen?

security-compliance

Welche Sicherheits- und Compliance-Vorgaben müssen Sie beachten?

Praxistipp: Beziehen Sie Ihre IT in RPA ein

Auch wenn die RPA-Lösung einfach bedienbar ist, handelt es sich dennoch um eine technologische Lösung, die mit der im Unternehmen bestehenden IT-Landschaft zusammenarbeitet bzw. auf sie zugreift. Zudem gibt es ggf. interne Richtlinien zum Einsatz von Software und auch eine RPA-Lösung muss gewartet werden. Daher zahlt es sich definitiv aus, die IT-Abteilung bei ihren RPA-Plänen frühzeitig an Bord zu holen.

Hier lesen Sie mehr über das Thema und die Relevanz von RPA Governance.

RPA Management als Lifecycle: RPA als End-to-End-Prozess

Die IT-Abteilung kann ggf. auch bei der Auswahl der richtigen Technologie unterstützen.

Für die folgenden drei Aufgaben benötigen Sie Tools für die Dokumentation/Modellierung von Prozessen. Dies kann in einer professionellen Business-Process-Management-Software erfolgen, aber auch in Word oder Excel. Des Weiteren brauchen Sie eine Software für die Gestaltung der Automatisierungsabläufe sowie für die Konfiguration, das Management und das Controlling der Prozessautomatisierung. Diese sind in der Regel in der RPA-Software enthalten.

Im Idealfall deckt die gewählte Technologie möglichst viele Phasen und Aspekte eines RPA-Projektes ab. Dazu zählen unter anderem Themen wie:

  • Projektmanagement
  • User- und Bot-Management
  • Management von Teams und Kollaboration
  • Analysen und Konfiguration
  • Qualitätsmanagement und Testing der Workflows
  • Sicherheitskonfigurationen
  • Zugriffs- und Berechtigungskonzepte

Hier weiter lesen: Servicetrace hat ein branchenweit einzigartiges RPA Lifecycle-Management entwickelt, welches eine wichtige Rolle für den Erfolg von RPA spielt. Die Auswahl einer möglichst umfassenden RPA-Plattform, mit der Sie den gesamten Lebenszyklus von RPA managen können, reduziert Komplexität, schafft Transparenz und steigert die Effektivität und Effizienz des gesamten Automatisierungsprozesses.

57%

der Finanz-Führungskräfte wollen die durch Automatisierung freiwerdende Zeit nutzen, um die Finanzabteilung in zukunftsfähigen Finanz- und Technologie-Themen weiterzubilden.

Quelle: The Economist Intelligence Unit

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RPA im Controlling
CIMA-Umfrage: Mehr Wertschöpfung in der Finanzabteilung durch RPA
Bots und die Bilanz: Wie die Finanzabteilung von RPA profitiert