RPA im Einkauf

Schneller handeln mit Software-Robotern

Digitale Transformation im Einkauf

Entfesseln Sie Ihr Potenzial im Einkauf: Digitale Assistenten vereinfachen und beschleunigen Ihr Tagesgeschäft und ermöglichen effiziente und preisbewusste Ressourcenbeschaffung in einem komplexen und dynamischen Markt.

Wir haben aus Kundenprojekten eine Auswahl von RPA Use Cases für die Abteilung Einkauf zusammengestellt. Gewinnen Sie einen Überblick über die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Software-Robotern und die positiven Effekte für jedes Business.

rpa-einkauf

Mehr Tempo

Software-Roboter erledigen Aufgaben schnell und unermüdlich – das beschleunigt Ihr Business.

Mehr Qualität

Die virtuellen Mitarbeiter arbeiten präzise und fehlerfrei – und Sie freuen sich über exzellentes Output.

Mehr Zufriedenheit

Die digitalen Kollegen übernehmen lästige Routinejobs – damit machen Sie Ihre Mitarbeiter glücklich.

RPA im Kundenservice

Use Cases

software-robot

KPIS Automatisiert Berichten

Branche: Energie
Funktion: Einkauf

Der Einkauf eines europaweit agierenden Energiekonzerns überträgt täglich über 20 Key-Performance-Indikatoren (KPIs) zum Lager- und Bestellbestand aus SAP in eine Reporting-Excel-Datei.

Die monotone Copy & Paste-Tätigkeit kostet den zuständigen Mitarbeiter täglich eine Stunde Zeitaufwand.

Statt des Mitarbeiters loggt sich jetzt ein Software-Roboter in SAP ein, liest dort die tagesaktuellen KPIs aus und überträgt sie in einen jeweils neuen Tab in der Excel-Reporting-Datei – präzise, schnell und fehlerfrei.

Zeitersparnis:
der Software-Roboter erledigt den Prozess in nur rund 7 Minuten – und der Mitarbeiter hat 1 Stunde
Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten gewonnen

100% Qualität:
Software-Roboter arbeiten fehlerfrei

Zufriedenheit:
monotone Routineaufgaben entfallen

RPA im Mahnwesen

Branche: Energie
Funktion: Backoffice/Einkauf

Ein städtischer Energieversorger vergleicht monatlich alle eingehenden Zahlungserinnerungen von Lieferanten mit vorliegenden Rechnungen. Existiert keine Rechnung zur Zahlungserinnerung, wird der Lieferant informiert.

Die anspruchslose, monotone Aufgabe des Abgleichs von Zahlungserinnerungen und Rechnungen beansprucht monatlich einen halben Arbeitstag einer qualifizierten Arbeitskraft im Backoffice.

Ein Servicetrace Software-Roboter gleicht Zahlungserinnerung und Rechnung automatisch ab: der digitale Mitarbeiter öffnet vorhandene Mahnungen in SAP/R3 und kopiert Rechnungsnummer, Betrag, Währung und Lieferantennummer.

Anschließend sucht er anhand der vorliegenden Informationen im SAP Vendor Information Management (VIM Analytics) nach passenden vorhandenen Dokumenten und Rechnungen.

Existiert kein entsprechendes Dokument, informiert der Software-Roboter den Lieferanten per E-Mail – und dokumentiert den Vorgang in SAP.

Einhaltung/Verlängerung von Mahnfristen:
der Roboter prüft zeitnah eingehende Mahnungen

Reduzierter Aufwand:
der Software-Roboter bearbeitet rund 80% der anfallenden Vergleiche fallabschließend

Zufriedene Mitarbeiter:
mit der Automatisierung entfallen lästige Routinetätigkeiten

Bestellanforderungen Bearbeiten

Branche: IT/Dienstleistung
Funktion: Einkauf

Der Einkauf eines großen staatlichen IT-Dienstleisters muss täglich zeitaufwändige, monotone Standardprozesse abwickeln. Dazu gehört zum Beispiel das Prozessieren von Bestellanforderungen, die von diversen Standorten in SAP erstellt und im Einkauf geprüft und bearbeitet werden. Pro Bestellanforderung verwendet ein Mitarbeiter dazu rund 15 Minuten.

Das wachsende Arbeitsvolumen überfordert die Belegschaft: Tausende Fälle sind noch offen und müssen zeitgerecht abgearbeitet werden.

Der IT-Dienstleister hat die Bearbeitung der Bestellanforderungen automatisiert. Servicetrace Software-Roboter loggen sich in SAP/R3 ein, suchen im System nach neuen Bestellanforderungen und prüfen diese nach definierten Kriterien.

Fehlerhafte Bestellanforderungen erfassen sie in einer Excel-Tabelle. Nach erfolgreicher Prüfung der Bestellanforderungen ordnen die Software-Roboter die Einkäufergruppe zu und dokumentieren den Vorgang in SAP.

Beschleunigte Bearbeitung:
nur noch 5 min /Bestellanforderung

Mehr Output:
100 bearbeitete Banfen/Tag

Mehr Zufriedenheit:
die Roboter befreien die Mitarbeiter von einer lästigen, monotonen Aufgabe

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Lieferantenkontakte Recherchieren

Branche: Life Science
Funktion: Einkauf

Ein international aktiver Saatguthersteller möchte seinen Einkauf zentralisieren, digitalisieren und automatisieren.

Damit Bestellungen zukünftig automatisch per E-Mail verschickt werden können, muss noch bei mehr als 5000 Lieferanten im System eine Mailadresse zugeordnet werden. Dafür braucht das Unternehmen eine zeitnahe und kostengünstige Lösung

Für jeden Lieferanten, dessen Mailadresse nicht bekannt ist, suchen Servicetrace Software-Roboter in SAP xFlow hinterlegte Rechnungen und scannen die PDFs auf die Email-Adresse des Absenders.

Gefundene Daten ordnen sie in einer Excel-Tabelle den jeweiligen Lieferanten zu. Nach einem manuellen Check der Excel durch die Kollegen im Einkauf übertragen die Software-Roboter die Mailadressen in die Lieferantenstammdaten.

Flexible und schnelle Automatisierung eines umfangreichen Projekts bei knappen Kapazitäten

Zeitersparnis von ca. 5-10 Minuten pro Lieferant:
insgesamt 400-800 Arbeitsstunden, die Mitarbeiter für andere Tätigkeiten verwenden können

Fehlerfreie Datenübertragung und -zuordnung

Auftragsbestätigungen Erfassen

Branche: Herstellung
Funktion: Einkauf

Ein international agierender Maschinenhersteller erhält pro Jahr ca. 20.000 Auftragsbestätigungen als gescannte PDFs. Die Mitarbeiter im Einkauf müssen alle Eingänge in SAP erfassen und dabei die entsprechende Bestellung auf mögliche Abweichungen prüfen.

Für das Erfassen einer Auftragsbestätigung und das Abgleichen mit der Bestellung verwendet jeder Mitarbeiter durchschnittlich zehn Minuten.

Mit über 3.000 Arbeitsstunden im Jahr ist dieser Prozess sehr zeit- und kostenintensiv.

Servicetrace Software-Roboter automatisieren den Datenabgleich zwischen der in SAP vorliegenden Bestellung und der eingehenden Auftragsbestätigung. Korrekte Auftragsbestätigungen erfassen Sie in SAP. Bei Abweichungen zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung informieren Sie den zuständigen Sachbearbeiter.

Prozessbeschleunigung:
schnelle, umgehende Bearbeitung aller Eingänge

Prozessqualität:
stets fehlerfreier Abgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung

Zeitgewinn:
Mitarbeiter im Einkauf können sich komplexeren Aufgaben widmen

Lieferantenangebote Einholen

Branche: Herstellung
Funktion: Einkauf

Die Einkaufsabteilung eines weltweit führenden Technologiekonzerns prüft täglich im internen SAP-System, ob neue Materialien bestellt werden müssen. In einem weiteren, externen System recherchieren die Mitarbeiter passende technische Zeichnungen und fügen sie der Anfrage an die Lieferanten bei. Anschließend überwachen sie den Rücklauf der Angebote der Lieferanten.

Diese monotone administrative Tätigkeit beansprucht täglich über eine Stunde Arbeitszeit qualifizierter Mitarbeiter im Einkauf, die für komplexere Aufgaben verwendet werden könnte.

Servicetrace Software-Roboter übernehmen den Prozess der Materialienanfrage und Angebotsüberwachung. Sie prüfen SAP auf neue Materialien, für die Preise angefragt werden müssen, recherchieren im externen System die korrespondierenden technischen Zeichnungen, erstellen und versenden die Anfragen an die Lieferanten und überwachen den Rücklauf der Angebote in SAP.

Sobald alle Angebote der Zulieferer eingegangen sind bzw. die Angebotsfrist verstrichen ist, werden die Einkäufer benachrichtigt, um über das weitere Vorgehen zu entscheiden.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit:
Befreiung von stumpfen Tätigkeiten zugunsten qualifizierterer Arbeit

Zeitgewinn:
1 Stunde pro Tag und Mitarbeiter

Effizienz:
fehlerfreies und fristgerechtes Einholen passender Angebote

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Lieferantenverträge zu Optimalen Konditionen

Branche: Herstellung
Funktion: Einkauf

Ein Stahlhersteller unterhält rund 3.500 Verträge mit weltweiten Lieferanten. Diese müssten jährlich auf mehrere Parameter wie Laufzeit, Bestellvolumen oder Zahlungskonditionen geprüft und bei suboptimaler Bewertung dann neu ausgeschrieben werden. Denn gerade in der rohstoffintensiven Stahlindustrie ist eine preisgünstige Beschaffung zu den aktuell besten Marktkonditionen geschäftskritisch.

Für die zeitintensive Detailprüfung der bestehenden Verträge fehlen im Einkauf aber Kapazitäten. Daher werden sie in der Regel einfach verlängert – und nicht neu und besser verhandelt. Dabei birgt die Optimierung der Lieferantenverträge enormes Potenzial zur Kostensenkung.

Software-Roboter von Servicetrace automatisieren den Procure-to-Pay Prozess.

Aus SAP und einem CRM-System sammeln sie Daten zu bestehenden Verträgen und übergeben sie als strukturierte und übersichtliche Entscheidungsgrundlage an eine Kollegin im Einkauf. Diese meldet dem digitalen Assistenten zurück, ob Verträge verlängert oder neu ausgeschrieben werden sollen. Der
Software-Roboter übernimmt sowohl die Verlängerung als auch die Online-Ausschreibung der Lieferantenverträge.

Nach einer Ausschreibung prüft er die eingehenden Angebote und leitet die drei mit den besten Konditionen an den Einkauf weiter.

Kostensenkung:
bis zu 30% im Einkauf sparen

Wettbewerbsvorteil:
zu den marktweit besten Konditionen einkaufen

Prozessoptimierung:
Effiziente Mensch-Bot-Kooperation

Software-Roboter Bestellen Schneller

Branche: Pharma & Life Science
Funktion: Einkauf

Fast 5000 Bestellungen pro Monat muss die Einkaufsabteilung eines deutschen Pharma-Herstellers bearbeiten. Darin steckt viel Handarbeit: Um aus den Bestellanforderungen der Abteilungen eine Bestellung zu generieren, tragen die Einkäufer Daten aus mehreren Systemen zusammen.

Das Erstellen einer Bestellung dauert 15 Minuten. Gemäß dem aktuellen Bestellvolumen – Tendenz steigend – summiert sich die Bearbeitungszeit somit auf über 1200 Arbeitsstunden pro Monat. Das bedeutet eine massive Kapazitätenbindung der Mitarbeiter, die für diese anspruchslose Tätigkeit deutlich überqualifiziert sind.

Software-Roboter von Servicetrace übernehmen und beschleunigen den Prozess: Sie scannen SAP auf eingehende Bestellanforderungen, ziehen Informationen zum Besteller aus dem CRM, gleichen die Daten aus der Bestellanforderung mit dem Angebot ab und legen mit Hilfe vorkonfigurierter Standard-Textblöcke die Bestellung in SAP an.

Der Prozess vom Eingehen der Beststellanforderung bis zur fertigen Bestellung dauert jetzt nur noch 3 Minuten – und läuft 24/7.

Tempo erhöhen:
Software-Roboter bearbeiten die Fälle sofort – und 80% schneller

Qualität verbessern:
Software-Roboter machen keine Fehler

Potenzial nutzen:
Mitarbeiter gewinnen Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten

Hochaktuelles Bestandsmanagement mit RPA

Branche: Einzelhandel
Funktion: Einkauf

Bei einem großen deutschen Lebensmittelhändler pflegt jede einzelne Filiale ihre Lagerbestände in einem eigenen SAP-System. Einmal monatlich werden die Produktbestände und Neubestellungen der dezentralen Filialen in die Hauptgeschäftsstelle übermittelt.

Weil das zentrale Warenbestandssystem auf einer Legacy-Mainframe-Applikation ohne Schnittstelle zu SAP läuft, müssen die einzelnen Bestände aus allen Filialen manuell erfasst werden – ein zeitintensiver, monotoner und fehleranfälliger Prozess. Ein nicht aktuelles bzw. inkorrektes Bestandsmanagement fügt zu Nichtverfügbarkeit von Waren und erschwert die Logistik- und Finanzplanung.

Der Lebensmittelhändler beschäftigt jetzt Servicetrace Software-Roboter für ein komplett automatisiertes Bestandsmanagement.

Die digitalen Assistenten lesen in allen Filialen die Daten zu Bestand und Bestellungen aus SAP aus. Anschließend konsolidieren sie die Informationen in einer Excel-Datei und übertragen die Daten dann in das zentrale Warenwirtschaftssystem.

Qualität:
fehlerfreies Prozessieren von Daten

Beschleunigung:
>90% schnellerer Bestandsabgleich

Zeitgewinn:
3 Tage pro Monat und Mitarbeiter

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