RPA goes agile: Neu ist das X1 Process Board im Kanban-Stil. Dieses bietet Ihnen gleich drei entscheidende Vorteile: Erstens, es dokumentiert die Prozessarbeit. Zweitens, es fördert die agile Zusammenarbeit. Und drittens, es strukturiert die Aufgaben für User und Teams. All das macht die Arbeitsorganisation für RPA-Teams und RPA-User agil, aber auch einfacher und effizienter. Starten Sie mit X1 agil in Ihr RPA-Jahr 2021!

RPA ist einfach umsetzbar, aber dennoch komplex. Dies betrifft vor allem strategische und taktische Fragen rund um RPA. Führende Markt- und RPA-Analysten bestätigen, dass es für die unternehmensweit erfolgreiche RPA-Einführung drei Kompetenzen braucht: eine hohe Transparenz, eine hohe Steuerbarkeit von RPA (Governance) und interdisziplinäre Kollaboration. Denn für RPA braucht es verschiedene Experte von Business- und IT-Seite.

Kollaboration: wichtiger Erfolgsfaktor für RPA

Servicetrace erkannte schon frühzeitig, dass die Zusammenarbeit ein kritischer RPA-Erfolgsfaktor ist. Daher war unsere RPA-Plattform X1 direkt als RPA-Management- und RPA-Kollaborationsplattform konzipiert. Einerseits braucht es für RPA eine enge Zusammenarbeit von Business und IT. Andererseits braucht es verschiedene RPA-Rollen wie den Prozessverantwortlichen, den Automation Developer, der den RPA Workflow erstellt, genauso wie den Projektmanager…

(Lesen Sie in diesem Blogartikel, welche RPA-Rollen es gibt und an was Sie bei den RPA-Verantwortlichkeiten denken sollten.)

All die RPA-User und RPA-Teams in einer Organisation sollten effektiv und möglichst effizient zusammenarbeiten – virtuell ebenso wie international in verschiedenen Zeitzonen. Mit X1 können Sie genau diese Zusammenarbeit Ihrer RPA-Teams effektiv organisieren und zentral steuern – in Echtzeit. Schon immer konnten Sie Zugriffe, Berechtigungen, Rollen und Verantwortlichkeiten von Usern je nach Projekt managen. Mit unserem X1 Release 2021.1 wird nun auch die agile Zusammenarbeit in RPA-Projekten möglich.

Sechs tolle Vorteile des X1 Process Board:

  1. dokumentiert Prozessarbeit in Echtzeit
  2. ermöglicht agiles Arbeiten
  3. strukturiert Aufgaben für Teams & User
  4. erstellt aufgrund des Prozess-Status automatisch neue Tasks
  5. aktualisiert automatisch die User-Tasks in My X1
  6. macht die Arbeitsorganisation für Teams & Individuen effizienter

X1 Process Board im Kanban-Stil: vereinfacht agiles Arbeiten und Selbstorganisation
Das neue X1 Process Board im Kanban-Stil dokumentiert übersichtlich die anstehenden Aufgaben und deren Status. Auf einen Blick sehen Sie, welche Aufgaben anstehen, in welchem Status sie sich befinden – gestartet, in Bearbeitung, etc. – und wer gerade daran arbeitet. Wenn Sie einen Prozess in X1 neu anlegen entscheiden Sie je nach Prozess, ob Sie das X1 Process Board mitführen möchten oder nicht. Entscheiden Sie sich für das Process Board, legt dieses zudem automatisch alle notwendigen Aufgaben für die Prozessautomatisierung an. Das spart Zeit und erleichtert den Projektstart.

Ein selbst denkendes Kanban-Board: Automatisches Task-Management
Wie das funktioniert? Die X1-Plattform ist rund um das X1 Lifecycle Management konzipiert. Das X1 Lifecycle Management ist ein ganzheitliches Konzept, welches den Prozess der Prozessautomatisierung als Lifecycle betrachtet. Mit diesem Lifecycle können X1-Nutzer RPA-Projekte sehr einfach starten, umsetzen und managen. Denn der X1 Lifecycle deckt alle Lebens- und Projektphasen von RPA ab. Zudem verfügt das X1 Lifecycle Management über eine Nutzerführung. Diese führt jeden Anwender auch ohne IT-Kenntnisse Schritt für Schritt durch die Prozessautomatisierung. Das X1 Process Board baut auf dem Lifecycle-Konzept von X1 auf und weiß daher genau, welche Schritte und Aufgaben bei der Prozessautomatisierung als nächstes anstehen.

Wenn Sie daher einen Prozess mit dem X1 Process Board anlegen, generiert das Board automatisch die anstehenden Aufgaben. Im weiteren Verlauf des Prozesses aktualisiert das X1 Process Board die Aufgaben basierend auf den vorhergehenden Tätigkeiten: Ist die Design-Phase des BPMN-Prozessmodells abgeschlossen, entsteht zum Beispiel sofort die neue Aufgabe „build RPA workflow“ – den RPA-Workflow entwickeln. Dieses automatische Task-Update ist natürlich optional einstellbar.

Jira, Trello, Teams oder Slack: Einfache Synchronisation mit anderen Tools
Im Sinne des agilen Arbeitens bietet das X1 Process Board RPA-Teams damit auch eine zentrale Sicht auf den Projektstatus, den Fortschritt und die offenen Aufgaben. Für die anstehenden Sprints können die Teams dann den Aufwand schätzen und aufteilen. Schiebt jemand eine Aktivität eine Phase weiter, zum Beispiel in den Status „Completed“, aktualisiert sich das Process Board in Echtzeit für alle. Neben der agilen Zusammenarbeit dokumentiert das X1 Process Board damit auch automatische den Prozess der Automatisierung – völlig ohne zusätzlichen Aufwand.

Sie verwalten Ihre Tasks bereits mit einem anderen Tool wie Jira, Trello, Microsoft Teams oder Slack? Gar kein Problem. Über eine REST-Schnittstelle können Sie das X1 Process Board mit anderen Tools synchronisieren.

Und natürlich ist das X1 Process Board mit dem persönlichen Arbeitsbereich My X1 vernetzt. Das heißt, sobald sich ein User eine Aufgabe schnappt oder ihm diese zugeteilt wird, aktualisieren sich sofort auch die User-Tasks in My X1 Der My X1-Arbeitsbereich ist die User-Ansicht auf alle persönlichen Tasks und Prozesse, an denen ein User beteiligt ist.

Abb. Das neue X1 Process Board im Kanban-Stil ermöglicht und vereinfacht die agile Zusammenarbeit in RPA-Projekten.

Globaler Trend: Agiles Arbeiten und Kanban

In der Softwareentwicklung ist das agile Arbeiten schon längst Standard. Nun greift die Agilität auch in andere Fachabteilungen um sich. Ganze Organisationen verschreiben sich der agilen Arbeitsweise. Agiles Arbeiten soll den Umständen unserer immer komplexer werdenden Geschäfts- und Unternehmenswelt Rechnung tragen. Die Ziele des agilen Arbeitens: Mehr Flexibilität, Dynamik und Effektivität. Es geht um klar definierte Ziele und Ergebnisse, an denen Teams gemeinsam arbeiten anstatt des einfachen, oft ziellosen Abarbeitens irgendwelcher Aufgaben. Selbstorganisation und Eigenverantwortung sind dabei wichtige Merkmale jeder agilen Methode wie Kanban.