Telekom-Unternehmen automatisiert Business-Prozesse mit der X1 RPA-Plattform

Pawel Nowak ist Spezialist für Prozessautomatisierung bei T-Mobile Polen. In seinem aktuellen RPA-Projekt setzt er auf die Enterprise Process Automation Platform XceleratorOne (X1) des deutschen Software-Robotik-Anbieters Servicetrace. Im Interview erklärt er, warum.

Als Software Developer Automation bei T-Mobile Poland ist Pawel Nowak ein Profi, wenn es um Prozessautomatisierung geht und kennt die starken RPA-Player am Markt. Als er Anfang 2020 die Enterprise Process Automation Platform XceleratorOne (X1) des deutschen Software-Robotik-Anbieters Servicetrace testet, erkennt er schnell, was diese RPA-Lösung von der Konkurrenz unterscheidet: “X1 holt RPA aus dem IT-Silo heraus und bezieht das Business und die Projektbeteiligten viel stärker ein als vergleichbare Tools. Die Prozessautomatisierungsplattform bietet ein vollständiges Lifecycle Management für RPA-Projekte, einschließlich der Rollenaufteilung der Teammitglieder und einer klaren und kontrollierten Führung durch alle Phasen der Bot-Implementierung.

Die X1-Plattform ermöglicht eine kontrollierte Teamzusammenarbeit über den gesamten RPA-Lebenszyklus

X1 bietet eine Kollaborationsplattform für alle an der Prozessautomatisierung beteiligten Akteure und führt sie strukturiert durch die verschiedenen Phasen des RPA-Lebenszyklus – von der anfänglichen Evaluierung automatisierbarer Prozesse bis zum produktiven Go-Live der RPA-Bots. Die mandantenfähige Lösung mit einem ausgereiften Rollen- und Rechtekonzept ermöglicht den kontrollierten Zugriff aller Projektbeteiligten auf ihren jeweiligen Arbeitsbereich. “Es ist ein einzigartiger Ansatz für die Implementierung von Bots im Vergleich zu anderen RPA-Tools. Bei meiner ersten Begegnung mit X1 hatte ich das Gefühl, dass das Produkt gut konzipiert ist und einige frische Ideen enthält”, erklärt Pawel Nowak. “Mit X1 bleibt der Fortschritt eines RPA-Projekts auch aus Business-Sicht transparent und nachvollziehbar.”

So können sich beispielsweise die Process Owner aus den Fachbereichen aktiv an der Phase “Prozessevaluation” beteiligen und gemeinsam mit den RPA-Entwicklern das Automatisierungspotenzial in ihren Abteilungen ausloten, RPA-Projekte nach relevanten Kriterien priorisieren und die RPA-Pipeline füllen. Die eigentliche Umsetzung der Automatisierung, d.h. das Design der Prozesslogik und das Bauen und Testen der Bot-Workflows, wird dann von den RPA-Entwicklern durchgeführt.

Criteria for Process Evaluation in X1

Process Design und Automation Build in X1

Robotic Process Automation bei T-Mobile Poland: 3 Use cases

Als die Automatisierungsinitiative Anfang 2020 anlief, entschied sich Pawel Nowak für die Implementierung von RPA mit X1. “Nicht nur wegen des einzigartigen Lifecycle-Managements, das X1 bietet, sondern auch wegen der ausgereiften Software-Robotik-Technologie, die die RPA-Lösung mitbringt.”

“X1 bietet ein einzigartiges RPA-Lifecycle-Management zusammen mit einer ausgereiften Software-Robotik-Technologie.”

Pawel Nowak | RPA Lead Specialist | T-Mobile Polen

X1 verfügt über verschiedene Funktionen, die die Automatisierung einer Vielzahl von Anwendungsfällen ermöglichen. “Fangen wir gleich mit dem ersten Prozess an, den wir von manuell auf automatisch umgestellt haben: die Validierung von Lieferantenrechnungen als Teil des Buchungsprozesses.”

1. RPA Use Case: Stabile Prozessautomatisierung trotz Formatvielfalt

Für diesen Anwendungsfall wurde ein RPA-Workflow entwickelt, der eingehende E-Mails von Lieferanten mit angehängten Rechnungen prüft und entsprechend automatisierte Benachrichtigungen an die Lieferanten versendet. Die X1-Bots öffnen die E-Mail, lesen die Rechnungsnummer im Betreff aus und identifizieren die Sprache, öffnen dann das angehängte PDF und lesen hier die Rechnungsnummer und den Betrag aus. Die Datenauslesung erfolgt durch die in X1 integrierte intelligente OCR-Funktionalität.

Die Rechnungsnummer im Betreff wird dann mit der Rechnungsnummer im PDF verglichen. Stimmen die Daten überein, sendet der X1 Bot eine Bestätigungsmail an den Lieferanten – in der passenden Sprache. Der X1-Bot sortiert die E-Mail anschließend in den Ordner ” Korrekt”. Stellt der X1 Bot Abweichungen zwischen den Daten im Betreff und der PDF-Datei fest, listet er die fehlenden oder falschen Informationen auf und sendet sie ebenfalls an den Lieferanten mit der Bitte um Korrektur. Anschließend sortiert er die E-Mail in den Ordner ” Fehlerhaft “

Validierung von Lieferantenrechnungen: Der X1 Bot a) öffnet die E-Mail, b) identifiziert die Sprache und liest die Rechnungsnummer im Betreff, c) öffnet die angehängte PDF-Datei und liest die Rechnungsnummer und den Betrag aus, d) vergleicht die Rechnungsnummern im Betreff der E-Mail und in der PDF-Datei, e) sendet eine Bestätigungs- oder Korrektur-E-Mail an den Lieferanten, f) sortiert die E-Mail in den Ordner “richtig” oder “falsch”. Wenn der X1 Bot die richtigen Informationen nicht extrahieren kann, wird die Aufgabe zur manuellen Bearbeitung an einen Sachbearbeiter weitergereicht.

“Das klingt zunächst einfach”, sagt Pawel Nowak zum “Bot-Job”, “aber die große Herausforderung ist die enorme Varianz der Dateneingabe.” Jeder der rund 1000 verschiedenen Lieferanten von T-Mobile hat sein eigenes Rechnungs-PDF-Format, was sowohl die Sprache als auch das Layout und die Struktur des Dokuments betrifft. “Eine eher suboptimale Ausgangssituation für einen RPA-Bot, denn er soll ja eigentlich standardisierte und strukturierte Daten verarbeiten.” In diesem Fall braucht es sehr intelligente Desktop-Erkennungsverfahren für eine erfolgreiche Datenextraktion. “Wir können die in X1 integrierte intelligente optische Zeichenerkennung (OCR) perfekt auf diesen Prozess anpassen. Der von der OCR gelesene Text wird dann mit Hilfe von Algorithmen zur Zeichenfolgenerkennung analysiert.” Rund achtzig Prozent der Lieferantenrechnungen kann der X1 Bot vollautomatisch verarbeiten, die restlichen Mails landen in der Mappe “Manuelle Bearbeitung” zur Prüfung durch die Sachbearbeiter, deren bisheriger Arbeitsaufwand für die Rechnungsprüfung durch die Automatisierung auf ein Fünftel reduziert werden konnte.

Rund 270 E-Mails pro Tag werden vom X1-Bot bearbeitet, “auch samstags und sonntags, Tag und Nacht, denn im Gegensatz zu unseren Sachbearbeitern arbeiten die X1-Bots rund um die Uhr, sieben Tage die Woche”. Von November 2020 bis Februar 2021 wurden rund 19.500 E-Mails automatisch bearbeitet.

software-robot

80%

vollautomatische Bearbeitung

270

E-Mails am Tag

19.500

E-Mails in 4 Monaten

2. RPA Use Case: stabile und schnelle Web-App-Automatisierung

Der alltägliche Geschäftsprozess “Gültigkeitsverlängerung” passt Mitarbeiterverträge an und konfiguriert und aktiviert Telefonnummern. Alle diese Aufgaben werden in drei verschiedenen Webanwendungen erledigt. Dieser Prozess wurde nun mit der Web Session von X1 vollständig automatisiert. “Eine tolle Funktionalität für die stabile Automatisierung von Webanwendungen”, erklärt Pawel Nowak.

Normalerweise arbeiten Software-Roboter auf GUI-Ebene. Da sich aber die Benutzeroberflächen von Web-Applikationen häufig ändern und somit eine ständige Anpassung der Pattern-Suche auf GUI-Ebene erforderlich wäre, ist es wesentlich effizienter, hier mit XPath-Ausdrücken auf der Ebene der statischen HTML-Objekte zu automatisieren. “Die Bild- und Mustersuche von X1 funktioniert zweifelsohne hervorragend. Aber für diesen Anwendungsfall ist die Automatisierung über XPath-Elemente deutlich pflegeleichter.”

Derzeit übernimmt der Bot 68 % der Anwendungsfälle. Außerdem erledigt er diese Aufgaben im Vergleich zu einem menschlichen Mitarbeiter um 2/3 schneller. Von Ende November 2020 bis Februar 2021 hat der “Validity Extension bot” 920 Anfragen bearbeitet und 1071 Telefonnummern verarbeitet, darunter einen Spitzenwert von 156 Tickets innerhalb eines Tages kurz vor Weihnachten.

software-robot

920

Anfragen in 4 Monaten

1.071

Telefonnummern in 4 Monaten

156

Tickets am Tag bei Spitzenlast

3. RPA Use Case: schnell skalieren mit Automatisierungsvorlagen

Im dritten automatisierten Prozess lädt der X1-Bot die Rechnungen aus den Lieferantenportalen und sendet sie an das Lieferanten-Rechnungspostfach. “Hier haben wir uns die Tatsache zunutze gemacht, dass die sieben verschiedenen Lieferantenportale recht ähnlich aufgebaut sind.” Pawel Nowak und sein Team haben nur einen Automatisierungsworkflow als Vorlage erstellt und in der “Activity Library” abgelegt: “Und dann haben wir ihn einfach für jedes der Lieferantenportale kopiert und nur die Bildsuche und die XPath-Ausdrücke angepasst. So war es einfach, mehrere Prozessvarianten aus einer RPA-Vorlage abzubilden und wir konnten die Automatisierung sehr schnell in Produktion nehmen.” Im Januar 2021 waren alle Lieferantenportal-Automatisierungen aufgesetzt. Allein in diesem Monat bearbeitete der X1-Bot 361 Rechnungen.

software-robot

1

Vorlage

7

Automatisierungen

361

Rechnungen im Monat

Zukunftssicher im Geschäft mit Prozessautomatisierung

Gerade für Telekommunikationsunternehmen wie T-Mobile sind Digitalisierung und Prozessbeschleunigung entscheidende Wettbewerbsvorteile. Aus diesem Grund kann Robotic Process Automation ein echter “Business Booster” für diese Branche sein, vorausgesetzt, die gewählte RPA-Lösung ist in der Lage, eine breite Palette unterschiedlicher Anwendungsfälle zuverlässig zu automatisieren. Mit den umfangreichen Features und Funktionen von X1 hat T-Mobile Poland erfolgreich eine erste Reihe verschiedener Geschäftsfälle automatisiert und damit den Grundstein für eine erweiterbare RPA-Roadmap gelegt.

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