Rund 1000 Lieferantenrechnungen fallen bei einem großen deutschen Anlagebauer für die Getränkeindustrie und Nahrungsmittelhersteller Monat für Monat an. Robotic Process Automation soll die aufwändige Rechnungsprüfung deutlich beschleunigen und die Sachbearbeiter im Einkauf entlasten. Damit die Software-Roboter loslegen können, bereitet eine intelligente semantische Analyse den Arbeitsplatz für die digitalen Kollegen vor.
Für den Bau ganzer Produktionsstätten für die Getränke- und Flüssignahrungsindustrie braucht es eine Menge Einzelkomponenten und Materialien, die ein deutscher Maschinen- und Anlagenbauer über ein großes Netz weltweit verteilter Zulieferer bezieht. Das sorgt für viel Arbeit im Einkauf des Unternehmens: 1000mal monatlich landen Lieferantenrechnungen in den Mailboxen der Sachbearbeiter. 1000mal müssen die Mitarbeiter prüfen, ob die Mehrwertsteuer in den Rechnungen korrekt ausgewiesen ist. 1000mal muss das Ergebnis mit weiteren Informationen in SAP dokumentiert werden.
Automatisieren? Ja, aber…
Die monatliche Rechnungsprüfung ist ein monotoner und Zeit raubender Job, der hochqualifizierte und teure Fachkräfte im Einkauf über die Maße beschäftigt – und den im Zuge der digitalen Transformation Software-Roboter übernehmen sollen. Die digitalen Helfer sollen die Routineaufgabe klaglos, schnell, fehlerfrei und kosteneffizient erledigen, damit die Kollegen im Einkauf Zeit gewinnen – für spannendere Aufgaben und wichtigere Projekte.
Nun ist es so: Software-Roboter lieben strukturierte Daten mit definierten Kategorien und eindeutig zugeordneten Werten, die sie zeilen- und spaltenweise abarbeiten können. Die monatlichen Rechnungen der internationalen Lieferantenunternehmen gehen aber als PDFs oder JPGs ein, das heißt: Die relevanten Daten liegen als Bildinformation vor, eine einfache Copy-Paste-Übertragung in SAP ist nicht möglich. Außerdem weichen Sprachen und Layouts der Dokumente variantenreich ab. Kurz: Die Lieferantenrechnungen überschwemmen den Einkauf Monat für Monat mit einer Menge unstrukturierter Information statt säuberlich geordneter Daten. „So kann ich nicht arbeiten!“ würde sich ein Software-Roboter beschweren, könnte er sich äußern. „Räumt erst mal auf.“
Semantisch sortiert: strukturierte Daten für digitale Co-Worker
Wie filtert man aus der Flut eingehender Dokumente genau die Daten, die die digitalen Kollegen sauber prozessieren können? Die IT-Verantwortlichen des Anlagenherstellers setzen hier auf eine kombinierte Lösung der T-Systems und der Servicetrace GmbH: Deutschlands größter Dienstleister für Informations- und Kommunikationstechnologie bietet mit Semasuite ein ausgereiftes Framework für die Auswertung und Interpretation natürlichsprachlicher Texte an, die Spezialisten für Software Robotics liefern mit XceleratorOne die passende Plattform für umfassende Prozessautomatisierung.
Beide Technologien integrieren nahtlos im beschriebenen Business Case: In einem ersten Schritt unterzieht Semasuite die im Einkauf eingehenden Lieferantenrechnungen einer semantischen Analyse und extrahiert die relevanten Informationen zur Mehrwertsteuer. Diese robotergerecht aufbereiteten Daten übergibt Semasuite an die RPA-Plattform XceleratorOne zur automatischen Weiterbearbeitung: Die Software-Roboter von Servicetrace mailen die extrahierten Informationen zur Mehrwertsteuer an die zuständigen Sachbearbeitenden und pflegen alle relevanten Rechnungsdaten fallabschließend in SAP ein.
Business Case: Aus den eingehenden Lieferantenrechnungen extrahiert Semasuite strukturierte Daten, auf deren Grundlage der X1-Bot die Rechnungsprüfung automatisiert.
Top-Trend: RPA smart kombinieren
RPA ist eine Kerntechnologie der digitalen Transformation. Die Palette an möglichen Anwendungsfällen wird dabei deutlich größer, wenn man weitere digitale Technologien wie z.B. natürliche Sprachverarbeitung anbindet
beschreibt Enrico Jorgel, Projektmanager bei der T-Systems Multimedia Solutions, die Vorteile der kombinierten Automatisierungslösung. „Semasuite und XceleratorOne bieten eine integrierte Lösung für Datenstrukturierung und Prozessautomatisierung aus einer Hand.“
Und der Erfolg lässt sich beim Kunden messen: Der Einkauf des Maschinen- und Anlagenbauers freut sich heute Monat für Monat über rund 350 gesparte Arbeitsstunden. Das summiert sich auf jährlich 4.200 Stunden – schierer Reingewinn an Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und strategische Projekte, die den Einkauf vom bloßen Sachverwalter zum echten Erfolgstreiber des Unternehmens befördern.
Semasuite & XceleratorOne am 19. Juni 2020 im Webinar der T-Systems | Anmeldungen über Enrico Jorgel, T-Systems Multimedia Solutions.
