RPA und die Rolle der IT: Werkbank oder Center of Excellence

Trotz immenser Wachstumszahlen wird die Automatisierung repetitiver Prozesse häufig vom Business vorangetrieben. Anwender in den Fachabteilungen wie Einkauf und Controlling führen RPA ein, weil sie ihre Effizienz und Datenqualität steigern sowie Fehlerraten minimieren wollen. Doch wo ist die IT-Abteilung? RPA bleibt eine Software-Technologie  und deren Komplexität liegt nicht im einfachen Zusammenklicken von Workflows. Neben Infrastruktur-Themen verfügt die IT über wichtiges Wissen und Kompetenzen, um RPA unternehmensweit effektiv und effizient zu betreiben und zu skalieren.

Unser Appell: Lasst Euch nicht die Butter vom Brot nehmen!

Robotic Process Automation ist gemäß Marktanalyst Gartner das am schnellsten wachsende Segment im Enterprise-Software-Markt – bereits zum zweiten Mal in Folge. Die Software-Roboter-Technologie für die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und Aufgaben kommt gut an: Sie ist relativ einfach bedienbar und günstig, innerhalb von Wochen erzielen Anwender auch ohne IT-Kenntnisse Erfolge. Ein aufwändiges Consulting oder gar ein Eingriff in die bestehenden Systeme ist nicht nötig, denn RPA greift vor allem über das User Interface, also die Benutzerschnittstelle, auf Programme zu. RPA imitiert die Tätigkeiten eines menschlichen Benutzers.

Option A: Verlängerte Werkbank und IT-Support  

Doch noch immer nehmen sich viele IT-Abteilungen dem Thema nicht an. Das verwundert. In vielen Märkten sind die “Digital Pure Player” Branchenführer, die digitale Transformation ist quasi omnipräsent und der Druck zur Kostensenkung steigt überall. Die IT verfügt über die Expertise, die Methoden und Modelle, um eine Technologie unternehmensweit in einem “Factory-Ansatz” erfolgreich zu betreiben und auch zu skalieren. Zudem ist sie für die bestehenden Software-Applikationen und Systeme innerhalb eines Unternehmens bereits zuständig. Wird ein Prozess automatisiert, greift der ausführende Software-Roboter oder auch RPA-Roboter (“Bot”) auf diese von der IT verwalteten Systeme zu. Das heißt, es gibt bei Robotic Process Automation sowieso Berührungspunkte, mindestens mit dem IT Service Management (ITSM). Denn wenn wichtige IT-Systeme wie SAP oder zentrale Dokumenten-Management-Systeme wegen eines Updates ausfallen oder nicht verfügbar sind, dann kann der Bot die Automatisierung nicht ausführen. Daher ist gerade die Kommunikation mit dem IT Service Management (ITSM) wichtig für den stabilen Betrieb. Und auch die RPA-Lösung, die ja eine Software ist, will gewartet und upgedatet werden. Da kommt doch die IT-Abteilung gerade recht…

RPA Center of Excellence (CoE) – In 5 einfachen Schritten

Das hier vorgestellte Framework bringt Struktur in Ihre Planung und führt Sie in fünf einfachen Schritten zum Ziel

Vorsicht: No-Code heißt nicht ungesteuert

Ja, der No-Code-Trend ist voll im Kommen. Für die Business-Anwender in Unternehmen bietet No-Code eine tolle “User Experience”. Sie können die Technologie selbständig einsetzen, davon profitieren und das völlig ohne Programmieren. Durch die Automatisierung bleibt ihnen mehr Zeit für Innovation. Für die breite Akzeptanz und damit auch eine schnelle, möglichst flächendeckende Ausbreitung der Automatisierung ist der No-Code-Ansatz erst einmal gut. Allerdings müssen die wachsende Anzahl an Usern, auch RPA-Entwickler oder Citizen Developer genannt, sowie die steigende Zahl an RPA-Projekten und Bots auch gemanagt werden. Ansonsten entsteht schnell Wildwuchs. Hinzu kommen Fragen rund um Themen wie Governance, Compliance und Skalierbarkeit der Prozessautomatisierung. Konkret sind dies unter anderem Fragen wie:

  • Inwiefern unterstützt RPA die Unternehmens- und Digitalisierungsstrategie?
  • Welche Use Cases gibt es für die Prozessautomatisierung und welche eignen sich am besten?
  • Wer ist zentral für das Thema zuständig?
  • Welche Prozesse braucht es, zum Beispiel für Freigaben oder Übergaben?
  • Wer automatisiert überhaupt im Unternehmen und an was wird gearbeitet?
  • Welche internen oder externen gesetzlichen oder regulatorischen Vorgaben müssen berücksichtigt werden?
  • Wie steht es mit Datenschutz und Sicherheit?

All diese Fragen zeigen, wie wichtig der interne Austausch und die übergreifende, strategische Betrachtung von RPA ist. Grob lassen sie sich unter dem Thema “RPA Governance” zusammenfassen. Governance steht dabei für die generelle Steuerung der Automatisierung. Dafür braucht es insbesondere Transparenz und Informationen über die internen Automatisierungsprojekte, deren Fortschritt und Erfolg. Vielleicht beschäftigen sich einige Abteilungen schon mit Künstlicher Intelligenz (KI). Für die Lösung all dieser Fragen ist der Kontakt mit den IT-Experten unerlässlich. Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung steigen durch die Kombination mit KI und Machine Learning natürlich an, zum Beispiel durch die Integration (intelligenter) Chatbots. Solche zusätzlichen Komponenten können in der Regel über entsprechende Schnittstellen einfach an RPA-Lösungen angebunden werden  und schon entsteht intelligente Automatisierung.

Option B: Verantwortung einfordern als “Center of Excellence” für Process Automation

Damit liegt es nun an der IT-Abteilung selbst, die Verantwortung für Robotic Process Automation im Unternehmen aktiv einzufordern. Denn für eine gut umgesetzte Digitalisierung und Automatisierung braucht es die IT, hier und da ggf. doch einen Entwickler mit tiefergehendem Know-how sowie Kompetenzen im Bereich Maintenance, Monitoring und Governance. Dies bestätigt übrigens Marktanalyst Gartner. Schon 2019 stellte der RPA-Analyst fest, dass viele Organisationen die Komplexität von Robotic Process Automation unterschätzen. Die größten Herausforderungen bzw. Erfolgsfaktoren für den RPA-Einsatz sind: (1) Transparenz, (2) interdisziplinäre Kollaboration (insbesondere zwischen Fachabteilungen und IT), (3) Governance und (4) Skalierbarkeit. Diese Aspekte gehören daher auf die Anforderungsliste für jede RPA-Lösung.

Anstatt First-Level-Support lieber “First Contact Person” für Process Automation

Bei all diesen Themen von der Planung, der Implementierung bis hin zu Betriebsmodellen und Skalierung ist die IT sehr erfahren. Sie ist die Abteilung, die bisher die meisten Software-Roboter einsetzt, zum Beispiel im automatisierten Testen oder beim End-User Experience Monitoring. Nutzen Sie diese Kompetenzen und weiten Sie sie aus. Wer nicht rein als Service-Abteilung oder gar Cost Center gesehen werden will, der sollte seine Rolle als Experte aktiv annehmen und auf seine (internen) Kunden zugehen. Für eine erfolgreiche Automation Journey braucht es beide Seiten: Die Fachabteilungen kennen ihre Prozesse bestens, die IT die bestehenden Systeme.

Unsere Empfehlung: Stellen Sie ein erstes agiles RPA-Team zusammen, welches sich mit dem Thema auseinandersetzt und Möglichkeiten prüft. Mit Robotics können Sie sich als wertschöpfender Business-Partner in Ihrem Unternehmen etablieren, dessen Zukunft mitgestalten und natürlich auch IT-Prozesse weiter automatisieren. Wie groß der Mehrwert der Prozessautomatisierung ist, beziffert die Beratung Deloitte übrigens ganz konkret: Produktivitätssteigerung bis zu 86 Prozent, Verbesserung der Compliance und der Datenqualität von über 90 Prozent und Kostensenkungen bis zu 59 Prozent. Die Anwendung “rechnet” sich also auch, abgesehen von den positiven Nebeneffekten wie Optimierung der Prozesse, Vorantreiben der Digitalisierung und eine gesamthaft stärker automatisierte Organisation.

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