Administrative Prozesse automatisieren: Wie RPA der Pflege helfen kann

Mehr als jede zehnte Arbeitsstunde verbringen Pfleger mit administrativen Pflichten. Vor dem Hintergrund des zunehmenden Pflegenotstands könnten automatisierte Prozesse Entlastung bringen.

Immer mehr Menschen in Deutschland benötigen Pflege, die entsprechenden Einrichtungen kommen mit der Betreuung allerdings kaum noch hinterher: Das ist etwas verkürzt wiedergegeben die Situation, vor der Pflegeeinrichtungen in Deutschland stehen. In einem Projekt zur Ermittlung von Personalmehrbedarfen, in Kurzform PeBeM genannt, berechnete die Barmer Versicherung, dass 3,5 Prozent mehr Fachkräfte und 65 Prozent mehr Assistenzkräfte nötig seien, um den Bedarf an Pflege in Deutschland künftig decken zu können. Über die letzten zehn der im Barmer Pflegereport 2020 [1]erfassten Jahre stieg die Zahl der Pflegebedürftigen von 2,2 auf 3,4 Millionen. Und auch der Anteil derjenigen, die pflegedürftig wurden, stieg nach und nach an – von 2,8 Prozent in 2007 auf über vier Prozent in 2017. Rund 20.000 zusätzliche Stellen für Pflegeassistenzstellen seien künftig nötig, berechnet die Barmer Versicherung. Allerdings mangelt es an entsprechenden Fachkräften: Allein in Niedersachsen sind aktuell nach Angaben des Deutschen Ärzteblatts 4.600 Stellen in Pflegeberufen unbesetzt, weshalb die Ausbildung zum Pflegehelfer künftig nur noch ein und nicht mehr zwei Jahre dauert. Dass die Löhne im Pflegebereich nicht gestiegen sind, tut sein Übriges, den Pflegenotstand in Deutschland zu verschärfen.

Barmer Pflegereport 2020

Administration durch RPA unterstützen, Qualität der Pflege verbessern

Nach Angaben des Deutschen Pflegehilfswerks verbringen Pfleger täglich 13 Prozent des Arbeitstages nur mit Aufgaben wie Dokumentation und Aktenführung, die nicht zuletzt der Absicherung des Personals dienen, „um etwa späteren Nachfragen bei Problemen mit Pflegebedürftigen lückenlos beantworten zu können“. Aus unsere Erfahrung und Austausch mit Krankenhäuser und Kliniken kommen weitere sich wiederholende administrative Tätigkeiten, die diese Zahl noch weiter nach oben treiben.

Die Frage ist, ob es Wege gibt, die Pflege effizienter zu gestalten, ohne ihre Qualität zu beeinträchtigen, etwa indem bestimmte Prozesse automatisiert werden. Wie eine Evaluation im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau ergab, sind dort insgesamt sogar bis zu 55% der Tätigkeiten administrativer Art. Daraus entstanden sind zahlreiche konkrete Ansätze, die potenziell dazu dienen, das Pflegepersonal durch die so genannte Robotic Process Automation (RPA) zu entlasten:

  • Durch automatisiertes Belegungsmanagement soll sich die Aufnahme in die Pflege beschleunigen.
  • In der Pflegedokumentation werden standardisierte Texte als Bausteine verwendet, so dass nicht die gesamte Dokumentation neu geschrieben werden muss.
  • Um Fehler in der Medikation der Patienten zu vermeiden, lässt sich per Klick bestätigen, dass verordnete Medikamente gestellt wurden.
  • Für die Pflege relevante Informationen eines Patienten können direkt aus der Patientenakte übernommen werden.
  • Covid-10 Kontrolle: tägliche Meldungen verschiedener Falldaten wie z.B. Positivfälle, Verstorbenen, Beatmungsfälle etc. werden automatisiert an das Gesundheitsamt oder andere Meldestellen zusammengetragen und kommuniziert. Vitalwerte des Patienten fließen direkt vom Untersuchungsgerät ins Krankenhausinformationssystem (KIS).

Jetzt abonnieren: Robotic News in Ihre Inbox.

Updates rund um Software Robotics.

Nachholbedarf für die Digitalisierung in der Pflege

Die Herausforderung besteht darin, dass die Pflege insgesamt in der Digitalisierung oft noch Nachholbedarf hat. „In einem Großteil der Krankenhäuser findet keine systematische Integration der Daten über die Pflegeausstattung und die Patientenbelegung auf den Stationen statt“, ist im Krankenhaus Report 2020 zu lesen. Die Folge: Die Patientenbelegung, aus deren Datenpool sich grundsätzlich der individuelle Pflegebedarf für die Personalplanung ableiten lassen würde, geschieht völlig unabhängig von der Dienstplanung und losgekoppelt von der tatsächlichen Personalausstattung. Hinzu kommt, so die „Diagnose“ der Prozesse im Pflegebereich, dass Dokumentationssysteme in Krankenhäusern „häufig vollständig oder zumindest vorrangig“ papierbasiert sind, so das Urteil des Reports. Das erhöht den Aufwand für die Dokumentation. Die Digitalisierung der Prozesse ist eine Möglichkeit, bürokratische Prozesse ein Stück weit unsichtbar zu machen, indem das Personal so wenig mit Ihnen konfrontiert wird wie möglich.

Diese Beispiele und Analysen zeigen: Durch die Digitalisierung und im Speziellen die Automatisierung von Prozessen lassen sich der Administrationsaufwand und Fehler reduzieren, die Qualität der Behandlung verbessern, Standardprozesse effizienter gestalten und das Personal besser planen.

RPA: Kollaborationsplattform, um Prozesse strukturiert zu automatisieren

Auch wenn das große Rad der Digitalisierung im gesamten Krankenhaus oder Pflegeeinrichtungen noch nicht gedreht wird, kann eine Plattform für die Automatisierung von Prozessen helfen, strukturiert und gezielt jene Prozesse anzugehen, die durch Automatisierung Zeitgewinn und Entlastung für das Personal versprechen. So sind aktuell etwa in der Lösung X1 Clinic von Servicetrace bereits diverse Standardprozesse definiert, die genutzt werden können: Eine Stationsliste gibt eine Übersicht über die Patienten (inklusiver der Daten aus dem KIS), die Belegungskapazität lässt sich darstellen, Meldungen über Covid-19 lassen sich an das Gesundheitsamt und Meldestellen weitergeben und Transporte lassen sich automatisiert buchen. Hinzu kommt, dass die Plattform sämtlich Initiativen zur Automatisierung von Prozessen bündelt. Kommen neue Ideen auf, welche Prozesse verbessert und automatisiert werden können, werden sie über eine zentrale Plattform aufgenommen und betreut. Einzelne Prozesse lassen sich also in diversen Abteilungen gleichermaßen nutzen.

RPA in Krankenhäusern

Mehr Effizienz und bessere Patientenversorgung durch Prozessautomatisierung.

Entlastung des Pflegepersonals dringend nötig

Dass Entlastung für das Pflegepersonal dringend erforderlich ist, zeigt nicht nur der Blick auf die Alterspyramide der Gesellschaft. Das verdeutlichen auch Zahlen des Barmer Pflegereports 2020: Demnach beklagt sich die Mehrheit der Alten- und Pflegekräfte über häufigen Termin- und Leistungsdruck, das häufig sehr schnelle Arbeiten, dass noch dazu oft gestört und unterbrochen wird sowie, dass sie häufig diverse Vorgänge gleichzeitig im Auge behalten müssten. Resümee: Stress und Arbeitsdruck haben ebenso zugenommen wie die fachlichen Anforderungen und viele Pflegerinnen und Pfleger fühlen sich durch die Arbeitsmenge überfordert. Digitalisierung wird den Fachkräftemangel nicht alleine puffern können. Allerdings können Ansätze wie die Automatisierung von Prozessen mit dazu beitragen, dass nach und nach ein technisch modernes Umfeld entsteht, das dem Personal lästige Arbeiten abnimmt und die Konzentration auf die Kernaufgaben ermöglicht.