RPA im Mittelstand: Langsam erwachen kleinere Unternehmen

RPA im Mittelstand? Lange waren kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bezüglich Automatisierung lethargisch. Dies scheint sich nun zu ändern – endlich. 2020 schrieben immerhin 52% der KMU Robotic Process Automation (RPA) „eine wichtige Rolle“ zu. Der Bund hat die Relevanz von RPA für den Mittelstand früher erkannt. Er fördert ein Forschungsprojekt speziell für den Mittelstand. Nun gilt es also, aufzuwachen und aktiv zu werden. Aber wie?

Allen Kritikern zum Trotz: RPA ist gekommen, um zu bleiben. Das bestätigen die jährlichen Wachstumszahlen von RPA. Zum zweiten Mal in Folge war RPA laut Gartner das am schnellsten wachsende Segment im Enterprise-Software-Markt. Klingt nicht nach „nur ein Hype“. Das Bundeswirtschaftsministerium hat das Potenzial von RPA für den Mittelstand schon früher erkannt. Damit RPA im Mittelstand schneller Fuß fasst, fördert der Bund sogar ein RPA-Forschungsprojekt speziell für KMU. So sollen auch kleinere Unternehmen schnell von RPA profitieren. Denn große Unternehmen setzen bereits eifrig auf RPA. Sie sprechen bereits vom Management ihrer „Digital Workforce“ – also der Verwaltung ihrer digitalen Mitarbeiter in Form von Software- und RPA-Robotern. Zeitgleich fragt sich mancher im Mittelstand noch, was sie mit RPA genau tun können und was es bringt.

Dies scheint sich allerdings endlich zu ändern: im Durchschnitt hat fast jedes fünfte KMU bereits RPA-Pilotprojekte umgesetzt, während jedes vierte KMU den Einsatz von RPA plant. Zu dieser Einsicht kommt die Studie Process Mining & RPA 2019 vom Technologie-Marktforschungsunternehmen IDG Research Services. Darin räumen 44% der Befragten RPA im Jahr 2020 einen hohen oder sehr hohen Stellenwert ein.

  • 18% der KMU haben bereits RPA Pilotprojekte umgesetzt.
  • 24% planen den RPA-Einsatz.

RPA für KMU

Mittelstand erwacht aus der Automatisierungs-Lethargie!

Warum ist RPA gerade für den Mittelstand relevant?

Es wird auch Zeit, dass der Mittelstand den Nutzen von RPA für sich erkennt. Denn die relativ einfach anwendbare und günstige Technologie amortisiert sich schnell. Das ist gerade für kleinere Unternehmen mit geringeren Investitionskapazitäten interessant. Zudem greift RPA bei der Automatisierung auf Software-Anwendungen und Dokumente zu wie ein Mensch – nämlich über den Computer-Bildschirm. Das bedeutet, Unternehmen müssen nicht ihre bestehende IT-Landschaft eingreifen oder diese verändern, was auf viele abschreckend wirkt. Deshalb nennt man RPA auch eine „non-invasive“ Technologie. Weitere Vorteile von RPA sind, dass durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen und Routineabläufen, die Digitalisierung insgesamt vorangetrieben wird. Und wie wichtig diese ist, hat die Covid-Pandemie gezeigt: Die eindeutigen Krisen-Gewinner sind die Organisationen mit einem hohen Digitalisierungsgrad.

Wegen dieser 6 Gründe wird der Mittelstand RPA lieben

  1. Kurze Einführungszeit, schnell verfügbar („non-invasive“ Technologie)
  2. Schnell erlernbar, einfach anwendbar
  3. Relativ günstig, schneller Payback (innerhalb weniger Monate)
  4. Prozessoptimierung steigert Produktivität
  5. Treiber für Digitalisierung
  6. Steigerung von Prozessqualität und -stabilität
    (Förderung von Unabhängigkeit & Resilienz)

Status quo: Wo steht der Mittelstand bei RPA?

Zusammengefasst lässt sich sagen, RPA rutscht auf der KMU-Agenda nach oben. Einige wenige haben schon mehrere „Bots“ im Einsatz, also RPA-Roboter, die Prozesse automatisch ausführen. Diese sind aber noch die Minderheit. Häufig gilt: Je höher die Mitarbeiteranzahl einer Organisation, desto mehr RPA-Erfahrung. Gemäß IDG Research Services haben durchschnittlich nur 2,5% der KMU mehr als 20 automatisierte Prozesse. Bei den Mittelstandsunternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern verfügen sogar 4% bereits über mehr als 20 automatisierte Prozesse.

Aber auch bei den Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern kommt RPA nun auf die Agenda: Knapp 14% von ihnen hatten zum Zeitpunkt der Studie bereits ein RPA-Pilotprojekt gestartet oder abgeschlossen – rund 27% denken über ein RPA-Pilotprojekt danach. Unternehmen mit 500-999 Mitarbeitern stehen bei den RPA-Plänen bzw. Pilotprojekten besonders positiv hervor: Rund 22% von ihnen haben bereits erste RPA-Projekte am Laufen oder abgeschlossen. Rund 30% planen die RPA-Einführung. RPA fasst also vermehrt auch bei mittelgroßen Organisationen Fuß.

RPA im Mittelstand: Wo und wie starten?

Die Automatisierung eines Prozesses beginnt immer beim Prozess selbst. Das heißt, bevor sie über die Automatisierung nachdenken, müssen sie den Prozess verstehen. Und zwar am besten auf der tiefsten Ebene. Wie läuft der Prozess, auf welche Software-Applikationen greift er zu, welche Daten braucht bzw. verarbeitet er? Dies können Sie selbst zusammentragen oder auch mit externer Hilfe. Größere Firmen betreiben häufig ein professionelles Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM), unterstützt mit entsprechender Software. In solchen Fällen liegen die Prozesse bereits modelliert vor. Das ist hilfreich und eine ausgezeichnete Ausgangslage. Aber es reicht auch eine erste Prozessdokumentation in Word oder Excel, um mit RPA zu starten.

Die RPA-Plattform von Servicetrace bietet zudem kostenlos die Möglichkeit, Prozesse im gängigen Geschäftsprozessmanagementstandard BPMN 2.0 zu modellieren. Zum einen ist dieses Prozessmodell die Basis für die folgende Automatisierung. Zum anderen dokumentieren Sie damit direkt ihre Prozesse. So haben Sie Ihre Prozesse immer im Blick und können diese auf der bestehenden Basis optimieren. Bevor man einen Prozess automatisiert, sollten Sie sowieso prüfen, ob der Prozess Optimierungspotenzial hat.

Ersteinschätzung, ob sich ein Prozess für RPA eignet:

  • Der Prozess ist regelbasiert.
  • Der Prozess ändert sich selten.
  • Der Prozess arbeitet mit strukturierten Daten.
  • Der Prozess wird häufig ausgeführt.
  • Das Volumen des Prozesses ist hoch (z.B. 500 zu verarbeitende Rechnungen monatlich, Tendenz steigend).
  • Der Prozess ist fehleranfällig.

Es müssen nicht alle Kriterien erfüllt sein. Aber je mehr dieser Kriterien erfüllt sind, desto einfacher und schneller erfolgt die Automatisierung und desto höher ist der Nutzen, der durch die Automatisierung entsteht.

Wenn Sie Prozesse gesammelt haben, können Sie diesen auch „auf Herz und Nieren testen“ – viele Anbieter bieten einen vergünstigten Proof-of-Concept. In diesem ersten Projekt automatisieren Sie mit RPA-Experten den ersten Prozess. Das liefert Ihnen wertvolle erste Erfahrungen und hilft einen gut ausgereiften Business Case zu erstellen.

Lesen Sie in diesem Interview mit RPA-Initiator Marco Augustin, wie er RPA beim Mittelstandsunternehmen Sesotec erfolgreich eingeführt hat – während des ersten Corona-Lockdowns.