RPA im Krankenhaus - fünf Fragen an einen Chirurgen und RPA-Pionier

Die Krankenhaus-Digitalisierung geht in Deutschland schleppend vorwärts. Nicht im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau: Chefarzt Hubertus Schmitz-Winnenthal treibt Robotic Process Automation (RPA) voran. Der digital-affine Chirurg will die Krankenhaus-Prozesse verbessern – und damit die Betreuung der Patienten. Ein Beispiel für das moderne Krankenhaus 4.0!

1) Herr Professor Schmitz-Winnenthal, als aktiver Chirurg stellen wir Sie uns am OP-Tisch vor. Wie kamen Sie auf RPA?

Ich bin affin für die Digitalisierung und in meiner Rolle als Professor beschäftige ich mich auch mit neuen Trends in der Medizin und Technologie. Zum anderen sitze ich als Chefarzt viel am Schreibtisch und kümmere mich um administrative Aufgaben und Prozesse. Und da gibt es im Krankenhaus noch viel Optimierungsbedarf. Manuelle und komplizierte Prozesse kosten viel Zeit und sind fehleranfällig. Das ist in unserem Umfeld ein hohes Risiko.

Ein Bekannter machte mich konkret auf Robotic Process Automation aufmerksam. Er arbeitet bei einem großen Konzern und nutzte RPA bereits. Da fing ich an zu recherchieren.

2) Wie sind Sie vorgegangen? Warum haben Sie sich für die RPA-Plattform von Servicetrace entschieden?

In einem ersten Schritt nutzte ich mein Netzwerk. Vor allem tauschte ich mich dazu aus, wie Anwender die richtigen Prozesse identifizieren. Prozesse, die Patienten betreffen, sind stark reguliert, zum Beispiel durch das Medizin-Produkte-Gesetz. Das gilt auch für Software. Bisher gibt es meines Wissens nach kein RPA-Produkt, welches als Medizinprodukt zertifiziert ist. Ich recherchierte im Internet und fand Servicetrace. Parallel sprach ich auch mit Beratern. Aufgrund der Besonderheiten im Krankenhaus entschied ich mich, dass wir RPA „inhouse“ umsetzen.

Bevor ich das Projekt der Klinikleitung präsentierte, habe ich mich über RPA-Produkte informiert. Das umfasste auch die großen amerikanischen Anbieter wie UiPath. Aber das von Servicetrace entwickelte Konzept der X1-Plattform eignet sich hervorragend für das Krankenhaus. Denn X1 bietet ein Lifecycle Management. Die Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus von RPA ab. Das umfasst alle RPA-Phasen und damit steuern wir RPA im Klinikum transparent und zentral.

“Manuelle und komplizierte Prozesse kosten viel Zeit und sind fehleranfällig. Das ist in unserem Umfeld ein hohes Risiko.”

RPA in Krankenhäusern

Mehr Effizienz und bessere Patientenversorgung durch Prozessautomatisierung.

3) Was waren die wichtigsten Erkenntnisse auf Ihrem RPA-Weg?

Es ist wichtig, die richtigen Prozesse für RPA zu identifizieren. Es hilft, wenn Prozesse dokumentiert sind. Mit der X1-Plattform prüfen wir, ob sich ein Prozess für die Automatisierung eignet und welchen Mehrwert dies bringt.

Ein Learning war, dass wir die Hilfe der IT benötigen. Obwohl man auch ohne IT-Kenntnisse Prozesse automatisieren kann, hat RPA technische Aspekte. Zum Beispiel der Aufbau der RPA-Infrastruktur, die Wartung der Software an sich etc. Servicetrace hat von Anfang an betont „die IT ist nicht Ihr Feind“. Daraufhin haben wir unsere IT direkt mit an Bord geholt.

4) Welches Potenzial gibt es für RPA im Krankenhaus?

Im Länder-Vergleich hinken deutsche Krankenhäuser bei der Digitalisierung hinterher. Das Potenzial für RPA ist hoch.

Im Krankenhaus gibt es grob zwei Einsatzbereiche für RPA. Die einfachen administrativen Prozesse ohne Patientenkontakt. Das betrifft das Personalwesen oder Controlling und Buchhaltung. Die unterscheiden sich nicht wesentlich von anderen Branchen. Die sind einfach umsetzbar, in der Regel „unattended“. Das heißt, die RPA-Lösung übernimmt diese komplett. Es braucht keine menschliche Interaktion. In diesen Bereichen haben wir unsere ersten Gehversuche mit RPA gemacht.

“Ich bin begeistert und überzeugt von dieser Technologie. Sie bietet Krankenhäusern und Patienten einen hohen Mehrwert.”

Komplexer wird es, je mehr die Prozesse die Patienten betreffen. Hier liegt aber auch der größte Hebel für RPA. Es geht um anspruchsvollere Tätigkeiten wie die Analyse von Berichten, Einschätzung von Patienten, die Überwachung von Systemen, um bei kritischen Werten Alarm zu schlagen. Das heißt es geht um „attended Automation“. Dabei arbeiten RPA Bots und Fachpersonal Hand in Hand. Ich denke hier zum Beispiel an das Vorausfüllen von Reha-Anträgen, Arztbriefen und die Behandlungsdokumentation.

5) Was sind Ihre Pläne für RPA im Krankenhaus?

Wir haben noch viel vor. Seit 2019 haben wir erste administrative Prozesse im Bereich HR/Personalwesen und die Stationsliste automatisiert. In Phase zwei weiten wir unsere Aktivitäten aus. Und wir helfen anderen Abteilungen RPA einzuführen. Ziel ist es, das interne Team für RPA zu befähigen. Sie sollen selbständig Prozesse automatisieren.

Ich bin begeistert und überzeugt von dieser Technologie. Sie bietet Krankenhäusern und Patienten einen hohen Mehrwert. Das motiviert mich.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Professor.

(Anm. der Redaktion: Das Gespräch haben wir im Oktober 2020 geführt)

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