RPA im Controlling: Wie Sie erfolgreich und umfassend automatisieren

Gartner geht davon aus, dass 80% der Finance-Führungskräfte Robotic Process Automation implementiert haben oder planen, dies zu tun. Denn mit dieser relativ neuen Technologie können sie ihre Prozesse massiv beschleunigen und verbessern und relevante Informationen für eine aktuelle Unternehmenssteuerung zur Verfügung stellen. Allerdings scheitern immer noch viele Automatisierungsprojekte in Unternehmen. Erfahren Sie in einer neuen Whitepaper-Serie von Servicetrace mehr darüber, welche Prozesse im Finanzbereich sich für die Automatisierung eigenen, welche Erfolgsfaktoren es gibt und wie Sie bestehende RPA-Initiativen optimieren.

Das Finance-Team des CFO wendet einen Großteil ihrer Zeit für sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten auf. Eine Umfrage des Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) und Servicetrace ergab, dass Controller jeden Monat fünf bis 15 Tage ihrer Zeit für repetitive Routineaufgaben verschwenden. Neben diesen manuellen Tätigkeiten bremsen auch veraltete ERP-Systeme die Modernisierung und digitale Transformation im Controlling aus.

Damit liegt der Nutzen der Prozessautomatisierung im Finanzbereich auf der Hand: Die Automatisierung von Prozessen entlastet die Mitarbeiter, beschleunigt Prozesse und schafft so Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten. Und vor allem treiben sie damit quasi nebenbei die Digitalisierung voran.

5 Vorteile von RPA für das Finanzwesen & Controlling

Da verwundert es nicht, dass Analyst Gartner davon ausgeht, dass der Einsatz von Robotic Process Automation in allen Business-Bereichen massiv steigen wird. Das gilt generell für Unternehmen aller Branchen und insbesondere für die Finanzabteilung: Gartner erwartet, dass 80% der CFOs und Finanz-Führungskräfte die Technologie entweder bereits implementiert haben oder dies planen. Es gibt also die Abteilungen, die sich mit der erfolgreichen Einführung auseinandersetzen und diejenigen, die bereits Bots im Einsatz haben.

Servicetrace hat mehrere Whitepaper speziell für Finanzexperten erarbeitet, die die Funktionsweise und den Nutzen von RPA für das Controlling und für Controller erläutern und bei der Planung und Einführung helfen. Auf Basis der Umfrage mit der CIMA erfahren Sie zudem, welche Tätigkeiten und Abläufe ein besonders hohes Automatisierungspotenzial bieten. Zudem erhalten Sie Tipps für die Analyse, welche Prozesse sich generell gut eignen.

Neue Whitepaper-Serie für die RPA-Einführung im Controlling

All diese Informationen sowie weitere Inhalte rund um das Thema finden Sie auch auf dieser Seite: Servicetrace: Robotic Process Automation im Controlling.

Doch auch die Controlling-Abteilungen mit Automatisierungserfahrung sehen sich immer öfter mit folgenden Fragen rund um Planung, Umsetzung und Management konfrontiert:

  • Wie können wir die Prozessautomatisierung noch effektiver gestalten, z.B. indem sie besonders die Prozesse identifizieren, deren Automation den höchsten Mehrwert bietet?
  • Wie können wir den Erfolg noch besser messen, z.B. den konkreten Return on Investment berechnen?
  • Wie können wir die (Kosten-) Effizienz weiter steigern?
  • Wie können wir Robotic Process Automation skalieren, d.h. Automatisierungskapazitäten schnell ausbauen?
  • Wie können wir den Umfang unserer Aktivitäten weiter ausbauen und unseren Automatisierungsgrad steigern?
  • Wie integrieren wir Künstliche Intelligenz oder Predictive Analytics?

Woran scheitern Projekte?

Diese Fragen stützen die Erkenntnis, dass immer noch viele Automatisierungsprojekte ihre gesteckten Ziele nicht erreichen. EY geht davon aus, dass 30 bis 50% der anfänglichen Projekte in Unternehmen scheitern. Einzelne Silo-Projekte, keine Strategie, das falsche Tool und schwer messbare Ergebnisse bremsen die Euphorie. Viele Finanzteams bleiben so bei der Automatisierung einfacher, kurzer Aufgaben „stecken“ und schöpfen das große Potenzial nicht voll aus.

Dennoch sind sich Analysten und Beratungen einig, dass RPA und Robotics eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung wichtiger Finanzprozesse und auch für die Unternehmenssteuerung spielt. Tatsächlich geht Analyst Gartner davon aus, dass bis Ende des Jahres 2020 etwa 20% der nicht wertschöpfenden Aufgaben durch RPA-Einsätze aus dem Office of Finance eliminiert sein werden. Damit wird es überfällig, dass sich Finanz- und Controlling-Abteilungen mit dem Thema auseinandersetzen – bzw. wie sie ihre Aktivitäten in diesem Bereich weiter optimieren können.

Erfolgsfaktoren: Transparenz, Management & Steuerung sowie Kollaboration

Gemäß Analysten und Studien zeichnen sich verschiedene Erfolgsfaktoren für Robotic Process Automation ab. Die drei wichtigsten sind:

  1. Hohe Transparenz und Steuerbarkeit (Governance),
  2. interdisziplinäre Kollaboration und
  3. hohe Skalierbarkeit.

Besonders das Thema Governance ist wichtig. Dieses beinhaltet nämlich neben „klassischen“ Steuerungsthemen wie Zuständigkeiten, Prozessen und Compliance auch die Process-Automation-Strategie. Egal, ob Sie am Anfang Ihrer Reise stehen oder diese schon begonnen haben, sollten Sie sich über strategische Themen Gedanken machen. Wie kann RPA die Unternehmensstrategie stützen? Wie hilft die Technologie beim Erreichen der Geschäftsziele? Wie sieht ihre Herangehensweise aus? Was sind valide Erfolgskennzahlen und wie setzen Sie das Reporting auf? Das Auseinandersetzen mit diesen Fragen hilft Ihnen dabei, RPA umfassender und nachhaltig erfolgreicher anzugehen. Und bei diesen Themen ist auch die Wahl der Software-Lösung entscheidend.

Servicetrace hat RPA zum Beispiel von Beginn an ganzheitlich gedacht. Unsere Ambition ist es, die umfassendste Enterprise-Plattform für robotergesteuerte Prozessautomatisierung zu entwickeln. Daher haben wir unsere Plattform XceleratorOne (X1) auch so konzipiert, dass Organisationen damit alle Aspekte von RPA transparent, strukturiert und zentral managen können. Bei X1 finden Organisationen alles auf einer Plattform: Von der Projektplanung, über deren Umsetzung, Betrieb, Monitoring, Skalierung und Optimierung. Gleichzeitig ist X1 auch eine Kollaborationsplattform, mit der Sie alle Anwender, aber auch Teams in verschiedenen Zeitzonen effizient managen können.

Dieses ganzheitliche Konzept, welches RPA unternehmensweit erfolgreich und skalierbar macht, nennen wir auch Enterprise Process Automation. Als umfassende Enterprise-Plattform steigert X1 den Erfolg der Prozessautomatisierung. Zum einen, weil Organisationen mit X1 sehr effizient automatisieren. Zum anderen, weil X1 genau die kritischen Erfolgsfaktoren für RPA adressiert:

  • eine hohe Transparenz durch eine einzige, vollumfängliche Plattform
  • eine hohe Steuerbarkeit durch eine standardisierte Lifecycle-Methodik, zahlreiche Management- und Controlling-Funktionen und Dashboards sowie
  • ein dezidiertes People-, Team- und Kollaborationsmanagement, mit dem Sie alle Anwender, alle Teams und deren Zusammenarbeit auch in verschiedenen Zeitzonen optimal managen können.

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