Beim Allgäuer Lebensmitteleinzelhändler Feneberg fiel nach einer Umstellung der IT-Systeme eine Menge manuelle Datenpflege an. Ein echter Bot-Job, fand Nadja Popp, Leiterin Projekt- und Prozessmanagement und startete das Thema RPA. Mittlerweile übernehmen die digitalen Mitarbeiter weitere Routine-Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen wie Einkauf und Rechnungswesen.

Die Feneberg Lebensmittel GmbH mit Sitz in Kempten im Allgäu betreibt rund 80 Filialen, eine eigene Metzgerei und eine eigene Bäckerei. Das Familienunternehmen beschäftigt rund 3.200 Mitarbeiter. Im Rahmen einer seit über 25 Jahren bestehenden Kooperation mit Edeka erfolgte kürzlich eine IT-Umstellung.

Datentransfer zwischen zwei IT-Systemen: Startschuss für RPA

„Die Umstellung auf ein externes IT-System stellte uns vor einige neue Herausforderungen“, erklärt Nadja Popp, die bei Feneberg das Projekt- und Prozessmanagement leitet. „Wir nutzen die Systeme, wir greifen z.B. auf das Warenwirtschaftssytem zu – aber wir können nicht immer Schnittstellen zwischen unserer IT-Umgebung und den externen Anwendungen einrichten oder eigene Prozesse in der Software programmieren.“ Die Möglichkeiten zur Automatisierung betrieblicher Abläufe waren damit plötzlich deutlich reduziert. „Beispiel: Früher hatten wir eine IT-Schnittstelle von der Filialwarenwirtschaft in unser Retail und konnten Informationen zwischen beiden Systemen automatisiert übertragen. Das war mit der Umstellung nicht mehr möglich.“ Die Datenübertragung zwischen den beiden Systemen hätte händisch erfolgen müssen – ein enormer Aufwand.

„RPA ist die richtige Technologie, um über verschiedene Systeme hinweg schnittstellenfrei zu automatisieren.“

„Diese manuelle Arbeitslast wollten wir uns natürlich ersparen. Das war der Zeitpunkt, als wir mit dem Thema RPA in Berührung kamen und wir fanden: Das ist die richtige Technologie, um über verschiedene Systeme hinweg schnittstellenfrei zu automatisieren.“ RPA greift als non-invasives Verfahren nämlich nicht in bestehende Systeme ein, sondern automatisiert Prozesse über die grafische Nutzerschnittstelle bzw. über den Desktop-Screen.

RPA-Toolwahl: Deutscher Anbieter Servicetrace sticht globale Konkurrenz

„Wir haben uns erst mal den RPA-Platzhirsch UIPath angeschaut, und das fanden auch erst mal alle gut. Ich habe aber gedacht: Schauen wir mal, was es sonst noch für Anbieter am Markt gibt.“ Eine profane Googlesuche führte zum hessischen Software-Robotics-Spezialisten Servicetrace und der RPA-Plattform XceleratorOne.

Nadja Popp, Leiterin PMO bei Feneberg Lebensmittel GmbH, startete das Thema RPA.

„Ein Glücksgriff und für mich bis heute eine attraktive RPA-Lösung, nicht nur was den Funktionsumfang und das Kosten-Nutzenverhältnis anbelangt“

„Ein Glücksgriff und für mich bis heute eine attraktive RPA-Lösung, nicht nur was den Funktionsumfang und das Kosten-Nutzenverhältnis anbelangt“, erklärt Nadja Popp, die das Thema digitale Prozessautomatisierung bei Feneberg vorantreibt.

Als Spitzenfeature nennt die Leiterin PMO die integrierte BPMN-Engine: Mit X1 kann das Feneberg-IT-Team Prozesse als BPMN modellieren bzw. dokumentieren und dann für jeden einzelnen Prozessschritt Automatisierungs-Workflows entwickeln. Ebenso überzeugte sie das in X1 integrierte Lifecycle Management, das Nutzer strukturiert durch die verschiedenen Phasen eines RPA-Projekts führt.

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Anfang 2020 nahm Nadja Popp spontan den Kontakt zu Servicetrace auf – und dann ging alles zügig voran. Mit dem Thema Automatisierung waren die Prozessmanagerin und ihre beiden Kollegen schon über die Software Nintex vertraut. „Was das Konzipieren der Automatisierungs-Workflows angeht, sind beide Verfahren vergleichbar, von daher waren wir da praktisch schnell aufgegleist.“ Nach einem initialen Workshop mit Servicetrace Consultants vor Ort in Kempten und einigen anschließenden Online-Trainings konnte das Team bei Feneberg loslegen und erste Prozesse schnell eigenständig automatisieren.

Software-Roboter arbeiten schneller: Wie RPA bei Feneberg Zeit und Kosten spart

Jetzt erledigen die Servicetrace Bots z.B. einen Großteil der Rechnungserfassung. „Wir bekommen die Warenrechnungen per Post oder Email. Eine OCR-Software liest die relevanten Felder aus und der Servicetrace Bot erfasst diese Informationen im Warenwirtschaftssystem und verknüpft gleichzeitig noch die Belege aus dem Archiv mit der Buchung.“

520h

im Einkauf

800h

im Rechnungswesen

6000h

in den Filialen

Die manuelle Rechnungserfassung hätten die Mitarbeiter bei Feneberg über 800 Arbeitsstunden im Jahr gekostet. Ein Bot wickelt diese Aktivitäten deutlich schneller und kosteneffizienter ab – so hat sich eine RPA-Lösung rasch amortisiert. Weitere rund 6.000 Stunden in den Märkten und 520 Stunden im Einkauf spart Feneberg aktuell jährlich mit dem Einsatz von Servicetrace Software-Robotern ein. Und Nadja Popp und ihr Team identifizieren in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen weitere Prozesse, die sich für die Automatisierung eignen.

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Servicetrace: RPA-Spezialist mit kundennahen Lösungen

Die Prozessbeschreibungen kommen aus den Fachabteilungen, das Team rund um Nadja Popp modelliert mit seinen profunden Kenntnissen in Prozesslogik den Ablauf in BPMN 2.0 und baut nach einer erneuten Abnahme durch die Fachbereiche die Automatisierungs-Workflows für die Bots. Process Design und Workflow Build erfolgen im X1 Design Studio. „Und hier kommt der nächste Aspekt, den ich bei Servicetrace im Vergleich zu anderen Anbietern ganz stark finde: die kundennahe Weiterentwicklung der Lösung.“ Die IT-Kollegen in Nadja Popps Team, die mit X1 arbeiten, können ihre Ideen zur Erweiterung oder Optimierung der RPA-Lösung direkt beim Anbieter adressieren: „Solche Feature Requests tüten wir dann beim Servicetrace Support ein – und die Entwickler bei Servicetrace setzen unsere Wünsche tatsächlich um! Wir freuen uns immer schon aufs nächste Release von X1.“

Beispielsweise wurde die aktuelle X1 Version 2021.1 mit ausgereiftem Bot-Monitoring inklusive Bot-Livestream ausgeliefert – und damit ein weiterer Punkt auf dem RPA-Wunschzettel von Nadja Popp und ihrem Team abgehakt. Das beflügelt den Wunsch nach weiterer langjähriger Zusammenarbeit und einem deutlichen Ausbau der Automatisierungslandschaft bei Feneberg.