Robotic Process Automation bei der IHK München: Es gibt viel zu tun. Marvin packt’s an.

Einer nahtlosen Digitalisierung stehen oft nur ein paar fehlende Schnittstellen im Weg. Dafür hat die IHK München eine smarte Lösung gefunden: Software-Roboter „Marvin“ erledigt den Datentransfer zwischen verschiedenen IT-Systemen.

Für eine schnelle und effiziente Erledigung wichtiger Geschäftsprozesse stehen bei den deutschen Industrie- und Handelskammern schon längst alle Signale auf Digitalisierung. Knapp 9000 Mitarbeiter in 79 Standorten der größten Wirtschaftsorganisation Deutschlands nutzen bei ihrer täglichen Arbeit zahlreiche Fachanwendungen, um rund 3,6 Millionen IHK-Mitglieder zu managen.

Bei der IHK für München und Oberbayern verantwortet Sabrina Triebess als Projektleiterin IT-Projekte in den Fachbereichen und treibt Digitalisierungsinitiativen, die die internen Abläufe für die rund 440 Mitarbeiter weiter optimieren. Dabei identifizierte sie fehlende Schnittstellen zwischen den IHK-Kernanwendungen als Schwachstellen in der digitalen Infrastruktur, die die Prozesseffizienz minderten: Der Datentransfer zwischen den verschiedenen IT-Systemen erzeugte einen hohen manuellen Arbeitsaufwand für die IHK-Sachbearbeitenden.

RPA-Initiative bei der IHK München

Anfang 2019 wird der Leiter Projektmanagement auf das Thema Robotic Process Automation (RPA) aufmerksam. Könnten Software-Roboter monotone Aufgaben übernehmen und Prozesse bei der IHK München systemübergreifend automatisieren? Gemeinsam mit dem Chief Digital Officer setzt er RPA auf die Digitalisierungs-Agenda und übergibt Sabrina Triebess die Projektleitung für einen Proof of Concept.

Im Rahmen einer Ausschreibung formuliert die Projektleiterin Auswahlkriterien für eine Automatisierungslösung bei der IHK München. Die RPA-Plattform XceleratorOne (X1) des deutschen Software-Robotics-Anbieters Servicetrace erfüllt schließlich die wichtigsten Anforderungen.

Nach der Auswahl des passenden Automatisierungstools versammelt Sabrina Triebess initial ein kleines kompetentes Projektteam mit Vertretern aus den Fachbereichen und der IT. Zudem setzt sie auf die Berater des IT-Consulting-Hauses Aequitas, die sie bei der Umsetzung unterstützen.

Pilot-Prozess: Erst digitalisieren, dann automatisieren

Für den Proof of Concept identifiziert das RPA-Projektteam den Prozess „Bankdaten ändern“, der durch manuelle und postalische Arbeitsschritte sehr gut dafür geeignet war.  Das Projektteam rund um Sabrina Triebess macht es sich zur Aufgabe, diesen Prozess via RPA zu optimieren.

Nun kann ein Software-Roboter keine Briefe öffnen und keine analogen Dokumente prüfen. Das Projektteam gewinnt hier die erste, wichtige Erkenntnis für die erfolgreiche Umsetzung von RPA: Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, muss er vollständig digitalisiert werden. Der unstrukturierte Dateninput per Post oder Fax wir also zunächst ersetzt durch ein standardisiertes Webformular, über das IHK-Mitglieder Ihre Daten strukturiert online übermitteln. Mit diesen digitalen Daten kann der X1-Bot, der bei der IHK auf den Namen „Marvin“ hört, dann direkt loslegen: Marvin überprüft die eingehenden Daten auf Plausibilität, wechselt in die Bearbeitungsmaske und passt die Bankverbindung an.

“Das Ziel ist nicht, Menschen durch Roboter zu ersetzen, sondern vorhandene Kapazitäten effizienter zu nutzen.”

Sabrina Triebess | Projektleiterin RPA bei der IHK München

Für RPA begeistern: IHK-internes Onboarding

Nachdem das RPA-Projektteam den Prozess „Bankdaten ändern“ mit X1 in nur zwei Tagen produktiv umgesetzt hat, bewirbt Sabina Triebess im Rahmen eines Workshops mit den Fachbereichen die Vorteile des Einsatzes von „Marvin“. „Da ging es im Wesentlichen erst einmal darum, die Chancen des Themas Prozessautomatisierung darzustellen. Das Ziel ist nicht, Menschen durch Roboter zu ersetzen, sondern RPA soll wiederkehrende und monotone Tätigkeiten abschaffen, damit Kapazitäten effizienter eingesetzt werden können.“

Außerdem fordert Sabrina Triebess die Vertreter aus den Fachbereichen auf, ihre eigenen Prozesse „mitzubringen“, um zu prüfen, ob sich diese für RPA eignen. Mit dem initialen RPA-Check wurden alle eingereichten Prozesse evaluiert. Die Ergebnisse dokumentiert das Projektteam in einem für alle Interessierten zugänglichen ConfluenceWiki.

Kompetenzzentrum für Prozessautomatisierung: Internes CoE für RPA

Anfangs hat Sabrina Triebess Prozesse eigenhändig automatisiert. Im weiteren Projektverlauf hat sich die Projektleiterin aus der aktiven Umsetzung der Automatisierung weitgehend zurückgezogen und übernimmt nunmehr eine steuernde Funktion.

Für das eigentliche „Bot-Bauen“ hat Sie deshalb ein internes RPA-Kompetenzzentrum etabliert: Zwei umfassend in X1 geschulte „Key User“ sind seit Anfang 2021 zuständig für die praktische Umsetzung der Automatisierungsanforderungen aus den IHK-Fachbereichen. „Dieses arbeitsteilige Konzept mit dedizierten Kompetenzträgern funktioniert sehr gut. Mittlerweile arbeitet Marvin fünf Prozesse bei uns automatisch ab. Ziel ist es auch in Zukunft weitere geeignete Abläufe zu identifizieren und zu digitalisieren und die RPA-Landschaft bei der IHK zu skalieren“, bilanziert Sabrina Triebess ihren beachtlichen Projekterfolg. Gemeinsam mit „Marvin“ hat sie die Digitalisierung bei der IHK München auf das nächste Level gehoben: „Darauf sind mein Team und ich stolz.“