Krankenhaus-Prozesse sind sensibel, stark reguliert, aber häufig noch manuell und fehleranfällig. Robotic Process Automation (RPA) hilft Krankenhäusern, ihre Prozesse massiv zu beschleunigen und zu verbessern. Professor Schmitz-Winnenthal, Chefarzt am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau macht es vor: Als Vorreiter für Automatisierung führte der Chirurg Robotic Process Automation ein. Das entlastet das Krankenhauspersonal – und vereinfacht und verbessert die Patientenversorgung.

Hohe Administrationsaufwände können deutsche Krankenhäuser mithilfe von Digitalisierung und Automatisierung deutlich reduzieren. So zum Beispiel mit der modernen Technologie Robotic Process Automation. Das beweist Professor Schmitz-Winnenthal, Chefarzt am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau. Der Chirurg und Professor ist digitaler Vordenker und Pionier im Bereich Prozessautomatisierung im Krankenhaus.

Mit mehr als 2.500 Mitarbeitern und 730 Betten ist das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau das größte Krankenhaus der Region Bayrischer Untermain. Das Krankenhaus sichert mit 20 zertifizierten Kliniken und Instituten die Gesundheitsversorgung der Region.

RPA im Krankenhaus: Weniger Administration, mehr Patient 
Mit den Möglichkeiten der Digitalisierung wollte Professor Schmitz-Winnenthal Abläufe und Prozesse im Klinikalltag optimieren. Seine Ziele: Das Personal entlasten und die Arbeit rund um die Patienten verbessern. Schnell stieß er auf die moderne Technologie Robotic Process Automation. Für die Evaluierung sprach der Professor mit verschiedenen Beratern und prüfte intensiv die am Markt verfügbaren RPA-Produkte.

Die zwei wichtigsten Erkenntnisse:

1) Aufgrund der Besonderheiten und speziellen Anforderungen im Gesundheits- und Krankenhauswesen beschließt das Klinikum, das Thema RPA selbständig ohne externe Berater umzusetzen.

2) Viele der üblichen RPA-Lösungen eignen sich aufgrund der hohen Compliance- und Sicherheitsstandards nicht für den Einsatz im Krankenhaus oder gar als Medizinprodukt.

Im Gegensatz zur Automatisierungsplattform XceleratorOne (X1) von Servicetrace. Herzstück der X1-Plattform ist ein einzigartiges, ganzheitliches Lifecycle-Management-Konzept. Dieses ermöglicht den RPA-Einsatz im sensiblen Krankenhausbereich und ist zudem sehr sicher.

Ich habe mir viele RPA-Lösungen sehr genau angeschaut. Darunter auch die der großen amerikanischen Anbieter. Servicetrace hat mit der X1-Plattform und dem integrierten Lifecycle Management wirklich einen einzigartigen und sehr erfolgreichen Ansatz gewählt. Dieser bringt insbesondere im medizinischen Bereich viele Vorteile.

Prof. Hubertus Schmitz-Winnenthal, Chefarzt am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau  

Nach der Freigabe der Klinik-Leitung entschied sich das Klinikum Aschaffenburg daher für X1. In einem nächsten Schritt schuf die Klinik die dedizierte Experten-Stelle des RPA Programmierers. Diese Rolle fungiert sozusagen als ein kleines „Center of Excellence“. Die Stelle bündelt zentral das Wissen rund um RPA, interne Prozesse und die X1-Plattform. Zudem unterstützt die Stelle andere Abteilungen und Mitarbeiter bei der Einführung von RPA.

Spannende Insights rund ums RPA-Projekt Klinikum Aschaffenburg-Alzenau im Interview mit Professor Hubertus Schmitz-Winnenthal: 

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Im Interview

Krankenhaus-Digitalisierung: RPA verbessert Stations- und Patientenmanagement 
Ärzte und Pflegealltag brauchen zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über die Patientensituation auf der Krankenstation. Konkret heißt das: Wer liegt mit welcher Diagnose in welchen Stationsbett und braucht welche Behandlung und Pflege?

Die Stationsliste erfasst daher die folgenden relevante Patientendaten:

  • Name, Geburtsdatum, Alter
  • Hauptdiagnose
  • OP-Prozedur
  • Laborwerte
  • Infektionsstatus
  • Pflegeindex

 

Mithilfe der X1-Plattform kann das Klinikum die Stationsliste erstmals automatisch und hochaktuell erstellen. Dafür greift X1 mehrmals täglich auf das Krankenhaus-Informations-System ORBIS sowie andere interne Systeme zu und sammelt die notwendigen Daten. Diese aggregiert X1 dann gemäß den Vorgaben und produziert eine hochaktuelle Stations- und Patientenliste für Ärzte und Pflegepersonal. Das Ergebnis: eine schnellere und bessere Patientenbetreuung. Denn die Stationsliste vereinfacht die Visite, das Einchecken neuer Patienten sowie Schichtübergaben.

Die Vorteile der automatisch generierten Stationsliste für das Klinikpersonal:

✅ Schnellere Erfassung und schnellerer „Check-in“ neuer Patienten
✅ Schnellere Erfassung des Patientenzustands
✅ Schnellere und bessere Behandlung aufgrund übersichtlicher Informationen
✅ Steigerung der Qualität der Stationsliste durch Reduzierung von Fehlern, z.B. durch handschriftliche Informationen
✅ Effizientere Kommunikation, z.B. für die Patienten-Visite und die Übergabe bei Schichtwechsel.

 

Ich bin sehr begeistert von der RPA-Plattform X1. Das Design Studio für die Entwicklung der Automatisierungsablauf ist nach dem Drag-and-Drop-Prinzip aufgebaut und wirklich leicht zu erlernen. Die Plattform bildet den kompletten Lifecycle von RPA ab und so kann ich immer wieder auf einzelne Schritte und Phasen zugreifen und hin und her wechseln. So macht die Automatisierung richtig Spaß.

Paulina Rack, RPA-Programmiererin am Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Automatisierung im Krankenhaus: Monatlich drei Arbeitstage weniger durch RPA
Als einen der ersten Prozesse automatisierte das RPA-Team im Klinikum einen monatlichen Reporting-Prozess im Personalwesen (Human Resources, HR). Die XceleratorOne-Plattform übernimmt dabei den Abgleich und die Validierung von Daten in einem 500-Seiten-PDF. Aus dem sehr großen Dokument generiert X1 regelmäßig tagesaktuelle, abteilungsspezifische Reports. Das Ergebnis: Für diese monotone Arbeit des Datenabgleichs benötigte ein HR-Mitarbeiter pro Monat drei volle Arbeitstage. Diese Aufgabe wird nun innerhalb von zehn Stunden komplett automatisch von den Software-Robotern der X1-Plattform erledigt.

Der Prozess im Detail:

Monatliche Erstellung der Mitarbeiter-Reportings für die Zeiterfassung der Abteilungen

X1 Bot generiert aus den von SPX ausgegebenen 14 Gesamtreportings einzelne PDF-Reportings (ca. 500 Seiten)

X1 Bot legt die Reportings nach Abteilungen sortiert ab und macht diese für die Team-Zeiterfassung zugänglich

⏱️ Zeitaufwand: manuell drei Arbeitstage pro Monat vs. zehn Stunden für den X1 Bot.

 

Klinikum Aschaffenburg Prozessgrafik

Der RPA-Prozess im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Nach diesen ersten Automatisierungserfolgen treibt das Klinikum den RPA-Einsatz weiter voran. Im Bereich HR ebenso wie im Controlling stehen bereits die nächsten RPA-Projekte an.

Quellen und weiterführende Links

 

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Spannende Insights rund ums RPA-Projekt Klinikum Aschaffenburg-Alzenau im Interview mit Professor Hubertus Schmitz-Winnenthal: 

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Im Interview